Automatische factuurverwerking die je wél onder controle hebt.

Herkenbaar? Facturen komen via allerlei kanalen binnen, vragen om handmatige controles en blijven bij een afwijking of goedkeuring soms onnodig lang liggen. Dat kan beter! Wij richten Vendor Invoice Management van OpenText zó in dat facturen grotendeels automatisch worden verwerkt en jij er nauwelijks omkijken naar hebt.

80% minder handwerk

Kortere doorlooptijd

100% meer inzicht

Hoeveel handwerk zit er nog in jouw factuurproces?

Facturen komen overal vandaan. Medewerkers tikken gegevens over, zoeken ontbrekende informatie bij elkaar en jagen goedkeuringen na. En wijkt er iets af? Dan begint vaak de zoektocht naar wie er eigenlijk iets mee moet.

Dat is geen slim factuurproces. Dat is digitaal brandjes blussen.

Je wilt dat facturen automatisch de juiste route volgen, afwijkingen direct op de juiste plek belanden en medewerkers alleen ingrijpen als dat echt nodig is.

Herken je dit?

Facturen worden handmatig gekoppeld aan inkooporders.
Goedkeuringen blijven liggen in mailboxen.
Uitzonderingen vragen veel uitzoekwerk.
De status van een factuur is niet direct zichtbaar.
Rapportages geven onvoldoende inzicht in knelpunten.

Automatiseren betekent niet alleen sneller verwerken. Het betekent weten wat er gebeurt, waar het vastloopt en wie er moet handelen.

Van binnenkomende factuur naar gecontroleerde verwerking.

tcf. helpt je om het volledige factuurproces slimmer in te richten. Daarvoor gebruiken we Vendor Invoice Management van OpenText. Sterke software, maar het verschil zit vooral in de juiste inrichting en goede adoptie. En daar zorgen onze experts voor.

Het resultaat: factuurgegevens worden automatisch herkend en gecontroleerd. Vervolgens koppelt het systeem de factuur aan de juiste order en stuurt deze door naar de juiste goedkeuringsroute.

Klopt alles? Dan gaat het proces automatisch verder. Ontbreekt er informatie of is er een afwijking? Dan krijgt de juiste medewerker direct een melding, inclusief de reden en de benodigde vervolgstap.

Zo ben je minder tijd kwijt aan standaardhandelingen en kun je je richten op de uitzonderingen die echt aandacht vragen.

Minder handwerk. Meer controle

Tot 80% minder handwerk

Standaardfacturen volgen automatisch de juiste stappen; medewerkers beoordelen alleen echte afwijkingen.

Direct inzicht

Je ziet waar iedere factuur zich bevindt, waarom deze eventueel vastloopt en wie de volgende actie moet uitvoeren.

Snellere goedkeuring

Facturen worden automatisch naar de juiste persoon gestuurd. Daardoor blijven ze minder lang liggen in mailboxen of tussen afdelingen.

Betere processen

Goede software alleen is niet genoeg. Daarom richten wij niet alleen de techniek in, maar zorgen we ook dat medewerkers weten hoe ze ermee werken en wat er van hen wordt verwacht.

Meetbaar resultaat

Vooraf bepalen we wat beter moet worden. Denk aan doorlooptijd, foutpercentage of het aantal handmatige handelingen. Na oplevering maken we zichtbaar wat de nieuwe werkwijze werkelijk oplevert.

Past automatische factuurverwerking bij jouw organisatie?

Vendor Invoice Management van OpenText is vooral interessant als je:

Facturen worden handmatig gekoppeld aan inkooporders.
Goedkeuringen blijven liggen in mailboxen.
Uitzonderingen vragen veel uitzoekwerk.
De status van een factuur is niet direct zichtbaar.
Rapportages geven onvoldoende inzicht in knelpunten.

Niet zeker wat haalbaar is? Bespreek je factuurproces.

Cases.

“Samen met tcf. blijven we bezig om VIM verder te ontwikkelen. Voor nu ligt de focus vooral op de automatische matching en OCR-functionaliteiten.”

Arno Jellema
Projectmanager

Cases.

Arno Jellema
Programmamanager banksparen bij NN

Cases.

“We hebben in 2 maanden met StreamServe meer voor elkaar gekregen dan in 2 jaar met Var-e-Docs.” De implementatie van de eerste stroom was meteen een succes! “

Arno Jellema
Schelte Wijma

Cases.

“tcf. doet wat het zegt en het product Fuse doet wat ervan wordt verwacht.”

Arno Jellema
Projectmanager

Cases.

Arno Jellema
Projectleider

Onze aanpak

Zo brengen we jouw
factuurproces in control.

We beginnen bij het doel

Wat moet aantoonbaar beter worden? Minder handwerk, een kortere doorlooptijd, minder fouten of meer inzicht? Dat leggen we eerst vast.

We kijken naar de praktijk

Niet alleen naar het proces op papier, maar vooral naar hoe medewerkers facturen dagelijks verwerken.

We richten slim in

We benutten standaardfunctionaliteit en configureren VIM rond duidelijke regels, rollen en uitzonderingen. Zonder onnodig maatwerk.

We betrekken de gebruikers

Key-users worden vroeg meegenomen. Zo sluit de oplossing aan op de werkvloer en wordt deze na oplevering ook echt gebruikt.

We maken het resultaat zichtbaar

Na de implementatie meten we wat er is veranderd. Niet alleen of de techniek werkt, maar ook wat die jouw organisatie oplevert.

Bespreek jouw situatie

Drie oplossingen.
Een doel: meer controle.

Goede software alleen is niet genoeg. Je hebt ook grip nodig op de verandering én op wat het oplevert. Daarom brengt TCF techniek, mensen en resultaat bij elkaar.