{"id":5678,"date":"2026-09-12T13:49:57","date_gmt":"2026-09-12T13:49:57","guid":{"rendered":"https:\/\/tcfirm.nl\/?p=5678"},"modified":"2026-09-09T13:53:34","modified_gmt":"2026-09-09T13:53:34","slug":"factuurverwerking-logistiek","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/tcfirm.nl\/en\/factuurverwerking-logistiek\/","title":{"rendered":"Factuurverwerking in de logistiek met SAP VIM | tcf."},"content":{"rendered":"\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

Factuurverwerking in de logistiek wordt beheersbaar wanneer factuurdata automatisch wordt gekoppeld aan de inkooporder, goederenontvangst en afgesproken condities in SAP.<\/strong>\u00a0OpenText Vendor Invoice Management (VIM) ondersteunt die controle en stuurt alleen uitzonderingen naar de juiste medewerker. Daardoor besteedt Accounts Payable minder tijd aan zoeken en overtypen en meer tijd aan afwijkingen die echt aandacht vragen.<\/p>

tcf. richt\u00a0automatische factuurverwerking met OpenText VIM<\/a>\u00a0in binnen SAP-omgevingen. Daarbij ligt de nadruk niet alleen op documentherkenning, maar op de hele keten van bestelling en ontvangst tot goedkeuring, boeking en audittrail.<\/p>

Waarom logistieke facturen vaak vastlopen<\/h2>

Logistieke organisaties verwerken grote volumes, meerdere artikelregels en uiteenlopende kostencomponenten. Een levering kan over verschillende locaties zijn verdeeld. Brandstoftoeslagen, emballage, transportkosten, deelontvangsten en creditnota\u2019s maken matching lastiger. Ook is een factuur soms correct, terwijl de goederenontvangst nog niet of verkeerd in SAP staat.<\/p>

In zo\u2019n proces zit de vertraging zelden alleen bij Finance. De oorzaak kan liggen bij Inkoop, het warehouse, de leverancier, stamdata of een ontbrekende goedkeuring. Een goed ingericht systeem moet daarom niet alleen constateren d\u00e1t een factuur blokkeert, maar ook laten zien waarom en wie de volgende actie heeft.<\/p>

Hoe SAP VIM logistieke factuurverwerking ondersteunt<\/h2>

VIM brengt inkomende facturen in \u00e9\u00e9n gecontroleerde workflow. Factuurgegevens worden herkend en gevalideerd. Vervolgens vergelijkt het systeem relevante gegevens met de inkooporder en goederenontvangst in SAP. Binnen ingestelde toleranties kan een factuur verder worden verwerkt. Bij een afwijking start een gerichte workflow.<\/p>

  1. De factuur komt binnen als e-factuur, pdf, scan of via een leverancierskanaal.<\/li>
  2. Capture-technologie leest onder meer leverancier, factuurnummer, bedragen, btw en orderreferenties uit.<\/li>
  3. Business rules controleren de gegevens en zoeken de bijbehorende SAP-documenten.<\/li>
  4. De oplossing voert waar mogelijk een twee- of driewegmatch uit.<\/li>
  5. Afwijkingen worden met een duidelijke reden naar de juiste rol gestuurd.<\/li>
  6. Na goedkeuring wordt de factuur geboekt en blijft de proceshistorie beschikbaar.<\/li><\/ol>

    OCR is pas waardevol als de matching klopt<\/h2>

    Een hoog herkenningspercentage klinkt aantrekkelijk, maar is niet hetzelfde als een hoge automatiseringsgraad. Als het systeem een ordernummer herkent maar niet de juiste orderregel, deelontvangst of leverancier vindt, blijft handmatig werk bestaan. Meet daarom niet alleen hoeveel velden worden gelezen. Meet ook hoeveel facturen zonder onnodige tussenkomst correct worden gematcht en geboekt.<\/p>

    De kwaliteit hangt samen met brondata, orderdiscipline, tolerantieregels en de registratie van goederenontvangsten. In het artikel over\u00a0SAP VIM optimaliseren<\/a>\u00a0legt tcf. uit waarom een werkend systeem nog niet automatisch een goed presterend proces is.<\/p>

    Belangrijke uitzonderingen in de logistiek<\/h2>

    Goederenontvangst ontbreekt<\/h3>

    De factuur kan niet worden gematcht omdat de ontvangst nog niet in SAP is geboekt. De workflow moet dan naar de verantwoordelijke operationele rol, met de order- en factuurinformatie direct beschikbaar.<\/p>

    Prijs of hoeveelheid wijkt af<\/h3>

    Een verschil binnen de afgesproken tolerantie kan automatisch worden verwerkt. Een materi\u00eble afwijking vraagt om beoordeling door Inkoop of de budgethouder. Leg vast welke regel en grens de route bepalen.<\/p>

    Extra logistieke kosten staan niet op de order<\/h3>

    Transport-, energie- of brandstoftoeslagen vragen een consistente boekings- en goedkeuringsregel. Zonder duidelijke afspraak ontstaan losse correcties en terugkerende discussies.<\/p>

    De leverancier gebruikt een verkeerde referentie<\/h3>

    Automatische herkenning kan alternatieve referenties proberen te koppelen. Blijft de factuur onvolledig, dan kan een Return-to-Vendor-proces de leverancier gericht om correctie vragen. Lees meer over\u00a0orderbevestigingen en Return to Vendor met VIM<\/a>.<\/p>

    tcf. uit de praktijk: Boels ziet waar een factuur stokt<\/h2>

    Bij Boels Rental kon de eerdere OCR-oplossing niet alle gegevens uitlezen die nodig waren om facturen correct aan SAP-inkooporders te koppelen. tcf. begon het VIM-traject met interviews om de requirements vast te stellen. Tijdens de implementatie volgden wekelijkse voortgangsoverleggen en verdiepende sessies. Key-users werden vroeg betrokken.<\/p>

    De oplossing ging op 8 juli 2024 volgens planning live voor de eerste regio\u2019s. Medewerkers krijgen sindsdien een melding wanneer ontbrekende gegevens verwerking blokkeren. Projectmanager Pascal Palmen beschrijft in de\u00a0case over factuurverwerking bij Boels Rental<\/a>\u00a0dat het systeem precies laat zien waarom betaling niet mogelijk is, bijvoorbeeld omdat de goederenontvangst ontbreekt. Vanuit VIM kan de gebruiker direct naar de gekoppelde order in SAP.<\/p>

    Die praktijkervaring laat zien waar logistieke automatisering om draait: de uitzondering wordt zichtbaar op de plaats waar zij kan worden opgelost.<\/p>

    Waar AI waarde toevoegt<\/h2>

    AI kan documenten classificeren, complexe factuurdata herkennen, coderingsvoorstellen doen en patronen in uitzonderingen signaleren. De grootste waarde ontstaat wanneer die functies aansluiten op betrouwbare SAP-data en heldere business rules. Zonder die basis versnelt AI mogelijk ook verkeerde routes of bestaande procesproblemen.<\/p>

    tcf. kiest daarom voor controleerbare automatisering. Lees hoe\u00a0AI in factuurverwerking<\/a>\u00a0handwerk kan verminderen zonder de verantwoordelijkheid van Finance, Inkoop en Operations onduidelijk te maken.<\/p>

    Stuur op procesresultaat<\/h2>

    Een logistiek factuurproces wordt niet beter door alleen de totale doorlooptijd te meten. Gebruik een beperkte set indicatoren die naar concrete oorzaken leidt:<\/p>

    • percentage facturen dat automatisch correct wordt herkend;<\/li>
    • percentage facturen dat zonder handmatige tussenkomst wordt verwerkt;<\/li>
    • aantal uitzonderingen per reden, locatie en leverancier;<\/li>
    • tijd tussen goederenontvangst en registratie in SAP;<\/li>
    • doorlooptijd per workflowstap;<\/li>
    • aantal dubbele facturen, retouren en late betalingen.<\/li><\/ul>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t
      Wat is factuurverwerking in de logistiek? <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

      Het is het proces waarin leveranciersfacturen worden ontvangen, gecontroleerd, gematcht met inkooporders en goederenontvangsten, goedgekeurd en geboekt. Logistieke complexiteit ontstaat onder meer door veel orderregels, deelontvangsten, locaties en toeslagen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t

      \n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t
      Wat is het verschil tussen een twee- en driewegmatch? <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

      Bij een tweewegmatch vergelijkt u de factuur met de inkooporder. Een driewegmatch neemt ook de geregistreerde goederenontvangst mee. Die derde controle is belangrijk wanneer betaling afhankelijk is van feitelijke levering.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t

      \n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t
      Kan VIM facturen automatisch boeken? <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

      Ja, wanneer gegevens correct zijn, de match slaagt en de ingestelde controles dat toestaan. Facturen met afwijkingen volgen een workflow naar de medewerker die de oorzaak kan beoordelen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t

      \n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t
      Werkt VIM alleen met pdf-facturen? <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

      Nee. De inrichting kan verschillende kanalen en formaten ondersteunen, waaronder gestructureerde e-facturen, pdf\u2019s en scans. De gekozen architectuur hangt af van uw leverancierskanalen en SAP-landschap.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t

      \n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t
      Hoe verhoogt u de automatiseringsgraad? <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

      Verbeter herkenning \u00e9n de procesbasis. Denk aan leveranciers- en orderdata, tijdige goederenontvangsten, duidelijke toleranties, gerichte uitzonderingsroutes en structurele analyse van terugkerende blokkades.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t

      \n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t
      Kan SAP VIM met meerdere landen en entiteiten werken? <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

      VIM kan in internationale SAP-omgevingen worden ingericht. Houd per land en entiteit rekening met lokale belastingregels, documentformaten, autorisaties en procesvarianten.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t