E‑factureren in SAP: klaar voor ViDA en realtime btw‑rapportage 

De Europese btw‑regels staan aan de vooravond van een grote transformatie. Met het actieplan “VAT in the Digital Age” (ViDA) gaat de Europese Commissie e‑facturatie en realtime btw‑rapportage binnen een paar jaar de norm maken. Bedrijven zullen elektronische facturen straks binnen twee werkdagen na uitgifte moeten melden. Dat vraagt niet alleen om technische upgrades, maar ook om nieuwe processen en duidelijke rollen. Op deze pagina ontdekt u wat e‑factureren in SAP inhoudt, hoe ViDA de spelregels verandert en hoe u uw organisatie nu al voorbereidt. 

Wat verandert er met ViDA? 

ViDA is een pakket aan maatregelen waarmee de Europese Commissie het btw‑systeem wil moderniseren. Het voorstel, dat gefaseerd wordt ingevoerd, kent drie pijlers: 

• Verplichte digitale rapportage. Binnen ViDA moeten bedrijven e‑facturen binnen twee dagen na uitgifte rapporteren aan de belastingdienst. De Europese standaard voor e‑invoicing wordt toegestaan, maar lidstaten mogen optioneel hun eigen regimes handhaven. Ook de verplichting om periodieke EU‑Sales Listings in te dienen vervalt. 
• Nieuwe regels voor platforms. Platforms die goederen of diensten leveren, worden verantwoordelijk voor de btw‑aangifte en rapportage. Dit geldt voor zowel B2C‑ als B2B‑transacties. 
• Enkele btw‑registratie. Bedrijven kunnen zich in één lidstaat registreren om btw voor alle intracommunautaire verkopen af te dragen. Het OSS‑systeem wordt uitgebreid en lokale verleggingsregelingen worden mogelijk. 

Deze pijlers betekenen dat uw facturatieproces naadloos digitale facturen moet kunnen genereren, valideren en rapporteren. Zonder een ViDA‑proof oplossing loopt u het risico op boetes en reputatieschade. 

De impact op uw e‑facturatieproces 

Voor organisaties die al met SAP werken is de overgang naar e‑factureren relatief eenvoudig te realiseren, mits u de juiste stappen neemt. Volgens tcf. is het belangrijk om nu al te starten. Hoewel de eerste ViDA‑maatregelen pas in 2028 ingaan, voorkomt een gefaseerde aanpak dat u onder hoge tijdsdruk kostbare fouten maakt. 

1. Investeren in ViDA‑compatibele software 

Breid uw huidige ERP‑ of boekhoudsysteem uit met modules die gestructureerde e‑facturen kunnen genereren volgens de Europese EN 16931‑norm en die gegevens direct rapporteren. SAP biedt samen met OpenText Vendor Invoice Management (VIM) een krachtige basis: facturen worden digitaal vastgelegd, automatisch gevalideerd en via workflows goedgekeurd. VIM ondersteunt daarnaast e‑facturatie en OCR, zodat zowel papieren als elektronische facturen kunnen worden verwerkt. 

2. Integratie met e‑facturatieplatforms 

Leg koppelingen met Peppol, XRechnung of andere nationale oplossingen die aan de Europese eisen voldoen. Door uw SAP‑systeem aan deze platforms te koppelen, stuurt u facturen direct en veilig naar uw afnemers en de belastingdienst. VIM biedt standaard SAP‑integratie en modulaire uitbreidingen zodat u deze koppelingen eenvoudig kunt realiseren. 

3. Procesaanpassingen 

De goedkeuringsflows en boekhouding moeten zodanig ingericht zijn dat factuurgegevens binnen twee werkdagen foutloos kunnen worden doorgestuurd. Automatische workflows en business rules helpen hierbij: facturen worden naar de juiste personen gerouteerd en gecontroleerd voordat ze worden geboekt. VIM biedt hiervoor vooraf gedefinieerde rollen en business rules, waardoor u meerdere goedkeuringsniveaus kunt instellen. 

4. Training van uw teams 

Financiële afdelingen, crediteurenbeheer en compliance moeten begrijpen hoe de nieuwe processen werken. Zorg daarom voor heldere communicatie en training. Tcf. biedt uitgebreide trainingen en adoptieprogramma’s voor VIM, zodat uw teams moeiteloos overstappen. 

Waarom e‑factureren met SAP en VIM? 

Het gebruik van SAP in combinatie met VIM biedt een toekomstbestendige oplossing die voldoet aan de eisen van ViDA en tegelijkertijd het factuurverwerkingsproces optimaliseert. De voordelen op een rij: 

• Tijdwinst en minder fouten. Met VIM worden facturen digitaal vastgelegd, automatisch gevalideerd en via gestroomlijnde workflows goedgekeurd. OCR‑technologie en e‑invoicing support minimaliseren handmatige invoer en verkleinen de kans op fouten. 
• Realtime inzicht en audittrail. Finance en inkoop hebben direct inzicht in de status van facturen, goedkeuringen en betalingen. Bovendien legt u met VIM een volledige audittrail vast en voldoet u aan internationale wetgeving. 
• Snelle implementatie en schaalbaarheid. VIM heeft een standaard SAP‑integratie en een modulaire opbouw. Daardoor kunt u klein beginnen en later uitbreiden; perfect voor mkb‑bedrijven én multinationals. 
• Compliance en ViDA‑proof. Het systeem ondersteunt e‑facturen en berekent automatisch belastingen op basis van geleverde diensten en de transactieplaats. Door de juiste business rules te configureren, creëert u een audittrail die voldoet aan ViDA. 

Hoe tcf. uw ViDA‑project begeleidt 

Tcf. combineert diepgaande kennis van fiscale compliance met technische expertise in data‑ en procesintegratie. We helpen organisaties met: 

• Analyse en roadmap. We analyseren uw huidige systemen op ViDA‑compatibiliteit en stellen een roadmap op voor software‑upgrades en procesaanpassingen. 
• Integratie met e‑facturatieplatforms. We realiseren koppelingen met Peppol en andere platforms. Dankzij de standaard SAP‑integratie van VIM en de modulaire uitbreidingen verloopt dit efficiënt. 
• Training en adoptie. Onze consultants begeleiden uw teams bij het gebruik van VIM, zodat zij e‑facturatie en realtime rapportage in de praktijk kunnen toepassen. 
• Selectie van oplossingen. We adviseren welke oplossingen – bijvoorbeeld OpenText Trading Grid – het beste bij uw organisatie passen. 

Klaar om stappen te zetten richting ViDA? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek of bekijk onze pagina over VIM‑implementatie voor SAP. Samen zorgen we dat uw organisatie klaar is voor e‑facturatie en realtime btw‑rapportage.