SAP VIM optimaliseren begint bij uitzonderingen
SAP VIM optimaliseren betekent dat je de bestaande inrichting van Vendor Invoice Management kritisch bekijkt en gericht verbetert. Niet omdat het systeem niet werkt, maar omdat uitzonderingen, workflows, business rules, rapportages of het beheer niet meer goed aansluiten op de dagelijkse praktijk.
De winst zit vaak in minder handwerk, kortere doorlooptijden, meer voorspelbaarheid en betere controle over het volledige factuurproces.
Veel organisaties starten met een heldere inrichting van OpenText Vendor Invoice Management. Facturen worden herkend, gekoppeld aan SAP en via vaste workflows verwerkt. Maar na verloop van tijd verandert de organisatie.
Nieuwe leveranciers worden toegevoegd, goedkeuringsstructuren wijzigen en factuurvolumes groeien. Uitzonderingen worden tijdelijk opgelost, koppelingen veranderen en ondertussen moet de factuurverwerking gewoon blijven draaien.
Daardoor ontstaan binnen SAP VIM kleine afwijkingen die samen veel impact hebben. Eén tijdelijke workaround hoeft geen probleem te zijn. Tien terugkerende workarounds zijn dat wel.
Signalen dat je SAP VIM-omgeving aandacht nodig heeft
Een SAP VIM-omgeving hoeft niet volledig vast te lopen om aandacht nodig te hebben. Vaak werkt het proces nog, maar kost het meer tijd en handwerk dan noodzakelijk.
Herkenbare signalen zijn:
-
Facturen blijven regelmatig hangen in de workflow
-
Dezelfde uitzonderingen komen steeds terug
-
Gebruikers weten niet welke actie van hen wordt verwacht
-
Goedkeuringsroutes sluiten niet meer aan op de organisatie
-
Rapportages geven onvoldoende inzicht in doorlooptijden en knelpunten
-
Het beheer is afhankelijk van enkele specialisten
-
Wijzigingen worden vooral ad hoc doorgevoerd
-
Finance blijft veel facturen handmatig controleren
In deze situaties hoef je niet direct aan vervanging te denken. De basis staat er vaak al. De belangrijkste vraag is of de inrichting nog aansluit op de manier waarop je organisatie vandaag werkt.
Van technische werking naar grip op het proces
Bij automatische factuurverwerking draait het niet alleen om het digitaal verwerken van facturen. Het gaat vooral om controle en inzicht.
Welke facturen worden automatisch verwerkt? Welke vallen uit? Waar ontstaat vertraging? En welke uitzonderingen zijn incidenteel of juist structureel?
SAP VIM optimaliseren begint daarom met het analyseren van de volledige factuurroute:
-
Ontvangst
-
Herkenning
-
Matching
-
Validatie
-
Goedkeuring
-
Boeking
-
Archivering
Daarbij zijn vragen belangrijk als:
-
Waar ontstaan de meeste uitzonderingen?
-
Welke business rules zijn verouderd?
-
Welke workflows zijn onnodig complex geworden?
-
Welke processtappen vragen te veel handwerk?
-
Welk inzicht ontbreekt binnen finance?
-
Welke veranderingen komen eraan binnen SAP, OpenText of de organisatie?
-
Waar is het beheer te afhankelijk van kennis van individuele medewerkers?
Pas wanneer deze punten duidelijk zijn, kun je gericht verbeteren en voorkomen dat dezelfde problemen blijven terugkomen.
Wat de praktijk bij Boels Rental laat zien
De case van Boels Rental laat zien waarom SAP VIM-optimalisatie verder gaat dan alleen techniek. Boels was toe aan vernieuwing van de factuurverwerking en koos voor VIM vanwege de integratie met SAP, de aansluiting op de SAP-strategie en de mogelijkheden voor OCR en matching.
Dat is precies waar veel optimalisatietrajecten beginnen. Niet bij de vraag of er nieuwe software nodig is, maar bij de vraag waar het bestaande proces vastloopt.
Worden de juiste gegevens uit facturen gehaald? Sluit de matching goed aan op SAP? Weten gebruikers waarom facturen blijven hangen? En is er voldoende inzicht om structureel te verbeteren?
Slimmer configureren in plaats van opnieuw beginnen
De grootste winst zit vaak niet in een compleet nieuwe implementatie. Veel SAP VIM-omgevingen kunnen beter presteren door de bestaande inrichting slimmer te configureren.
Mogelijke verbeteringen zijn:
-
Business rules aanscherpen
-
Terugkerende uitzonderingen structureel oplossen
-
Goedkeuringsworkflows vereenvoudigen
-
Handmatige controles verminderen
-
Rapportages en dashboards verbeteren
-
Rollen en verantwoordelijkheden verduidelijken
-
Het beheer beter vastleggen en organiseren
Ook nieuwe versies kunnen daarbij helpen. In de blog over OpenText VIM 23.4 zie je bijvoorbeeld hoe meer overzicht binnen de factuurverwerking kan bijdragen aan betere sturing.
Zijn facturen, contracten of aanvullende documenten moeilijk vindbaar? Dan kan ook de koppeling tussen VIM en Extended ECM relevant zijn. Optimalisatie gaat dan niet alleen over de verwerking van de factuur, maar ook over de informatie en documenten eromheen.
Waarom tcf. naar SAP VIM én de praktijk erachter kijkt
tcf. kijkt naar SAP VIM vanuit de techniek én de dagelijkse praktijk. We beoordelen niet alleen de configuratie, maar ook hoe finance, IT, applicatiebeheer en proceseigenaren met de oplossing werken.
Die combinatie is belangrijk. Een factuurproces kan technisch correct zijn ingericht en toch omslachtig, onvoorspelbaar of inefficiënt werken.
tcf. helpt organisaties om:
-
Terugkerende knelpunten zichtbaar te maken
-
Business rules aan te scherpen
-
Workflows eenvoudiger en logischer in te richten
-
Handmatige werkzaamheden te verminderen
-
Rapportages te verbeteren
-
Het beheer structureel te organiseren
Wil je dat je SAP VIM-omgeving ook na optimalisatie stabiel blijft? Met de Managed Services van tcf. wordt je OpenText-omgeving structureel bewaakt, beheerd en verbeterd.
Veelgestelde vragen over SAP VIM optimalisatie
Wanneer is SAP VIM toe aan optimalisatie?
SAP VIM is toe aan optimalisatie wanneer facturen wel verwerkt worden, maar het proces te veel handmatige acties, uitzonderingen of correcties vraagt. Ook terugkerende incidenten, onduidelijke workflows, beperkte rapportages en afhankelijkheid van specifieke beheerders zijn duidelijke signalen.
Is SAP VIM optimaliseren hetzelfde als opnieuw implementeren?
Nee. Optimaliseren betekent meestal dat de bestaande inrichting wordt verbeterd. Denk aan workflows, business rules, autorisaties, rapportages, foutafhandeling of beheer. Een herimplementatie is pas logisch als de basis niet meer aansluit op de organisatie.
Welke teams moeten betrokken zijn bij SAP VIM optimalisatie?
Betrek in ieder geval finance, accounts payable, IT, applicatiebeheer en de proceseigenaren bij de optimalisatie. Samen brengen zij in kaart waar het proces hapert: bij de data, de workflow, de techniek, autorisaties of het dagelijkse gebruik.
Wat levert SAP VIM optimalisatie op?
Het optimaliseren van SAP VIM zorgt voor meer controle, minder handwerk en minder verstoringen. Daarnaast verkort het de doorlooptijden, verbetert het de rapportages en verkleint het de afhankelijkheid van individuele medewerkers.
Meer grip op je SAP VIM-omgeving?
Wil je weten waar jouw SAP VIM-omgeving slimmer kan worden ingericht? tcf. kijkt graag mee naar de praktijk achter je factuurverwerking en laat zien waar concrete verbeterkansen liggen.
