Nieuwe toegankelijkheidseisen kunnen je het gevoel geven dat je bestaande documentomgeving is afgeschreven. Gelukkig is dat niet per se het geval!. Met OpenText Exstream 25.3 build 1079 en de juiste configuratie kun je binnen de StreamServe-engine vaak veel meer bereiken dan je denkt.
Veel documentomgevingen zijn ingericht om grote aantallen foutloze documenten te genereren. De juiste gegevens moeten op de juiste plek staan, bedragen moeten kloppen, businessregels moeten correct worden uitgevoerd en de opmaak moet passen bij de huisstijl.
Wat is er nodig voor digitale toegankelijkheid?
Wanneer een PDF er visueel goed uitziet, lijkt het werk daarmee klaar. Voor iemand die een schermlezer gebruikt, kan hetzelfde document echter nauwelijks te volgen zijn. Een kop wordt niet als kop herkend, de leesvolgorde springt tussen verschillende onderdelen en een afbeelding bevat geen bruikbare beschrijving.
De inhoud klopt dan wel, maar de technische structuur achter het document helpt ondersteunende software onvoldoende. Digitale toegankelijkheid vraagt daarom niet alleen om een goed ontwerp. Ook de opbouw van het PDF-bestand moet logisch en herkenbaar zijn.
Digitale toegankelijkheid in Exstream
De komst van nieuwe toegankelijkheidseisen leidt al snel tot de gedachte dat je aanvullende software of een volledig nieuwe documentengine nodig hebt. Toch is het verstandig om eerst te onderzoeken wat je bestaande omgeving inmiddels kan.
OpenText heeft in Exstream 25.3 build 1079 nieuwe toegankelijkheidsopties toegevoegd aan de StreamServe-engine. Daarmee kun je tijdens het genereren van een PDF aanvullende informatie meegeven die schermlezers en andere ondersteunende technologie nodig hebben.
Denk aan informatie over:
- de taal waarin het document is opgesteld;
- de logische leesvolgorde van de pagina;
- de functie van koppen en tekstonderdelen;
- beschrijvingen bij relevante afbeeldingen;
- de structuur waarin de informatie wordt aangeboden.
Deze gegevens zijn voor de meeste lezers niet zichtbaar. Maar voor iemand die afhankelijk is van een schermlezer, zijn ze essentieel. Deze data bepalen namelijk of een document als een verzameling losse elementen wordt voorgelezen of als een logisch opgebouwd geheel.
In de praktijk: digitale toegankelijkheid bij grote verzekeraar
Tijdens een recent traject voor een grote verzekeraar onderzochten we bij tcf. hoe een bestaand mutatieoverzicht toegankelijker kon worden gemaakt. Bij een eerste technische controle kwam het document op veel punten niet door de keuring. De voor de hand liggende conclusie zou kunnen zijn dat hiervoor nieuwe software of omvangrijk maatwerk nodig was.
Gelukkig bleek de oplossing grotendeels al binnen de bestaande omgeving aanwezig. Door de StreamServe-engine te upgraden naar Exstream 25.3 build 1079 en de nieuwe toegankelijkheidsopties goed in te richten, konden we extra structuur aan de PDF-output toevoegen. Met gerichte configuratie en de juiste metadata veranderden veel punten op de checklist van rood naar groen.
Dat is precies waarom je je bestaande investering niet te snel moet afschrijven. Een omgeving die al jaren draait, kan met een upgrade en gerichte optimalisatie ineens mogelijkheden bieden die bij de oorspronkelijke implementatie nog niet beschikbaar waren.
Toegankelijkheid testen met de PAC-tool
Alle toegepaste features en instellingen kun je testen met de PDF Accessibility Checker, beter bekend als de PAC-tool. Dit is een populaire, gratis desktopapplicatie voor het controleren van PDF-bestanden op internationale toegankelijkheidsnormen, waaronder PDF/UA en WCAG.
De PAC-tool controleert automatisch duizenden technische criteria. Zo krijg je snel inzicht in de vraag of de huidige structuur van een document goed kan worden geïnterpreteerd door schermlezers, en of de PDF bruikbaar is voor slechtziende gebruikers.
Na de controle ontvang je zowel een korte samenvatting als een uitgebreid foutrapport. Daarin zie je niet alleen dát er een probleem is, maar ook waar het zich bevindt en om welk type toegankelijkheidsfout het gaat.
Daarnaast bevat PAC verschillende weergaven waarmee je de documentstructuur en de ervaring van een schermlezer handmatig kunt beoordelen. Zo kun je controleren of de leesvolgorde logisch is en of onderdelen op de juiste manier worden aangeboden.
Zet je investering niet op Vinted
Je hebt waarschijnlijk jarenlang geïnvesteerd in templates, processen, koppelingen en kennis. Zet die investering daarom niet direct op Vinted zodra nieuwe eisen zich aandienen.
Laat tcf. eerst je OpenText Exstream StreamServe-omgeving beoordelen. Je krijgt inzicht in je huidige versie, de kwaliteit van je PDF-output, de beschikbare toegankelijkheidsopties en de verbeteringen die met een upgrade of gerichte optimalisatie mogelijk zijn. Zo weet je wat je al hebt, wat je beter kunt benutten en welke vervolgstappen echt nodig zijn.
