Kennismaken
We bespreken waar je huidige factuurproces vastloopt, wat er al goed gaat en welke resultaten je wilt bereiken.
Automatische factuurverwerking die je wél onder controle hebt.
Herkenbaar? Facturen komen via allerlei kanalen binnen, vragen om handmatige controles en blijven bij een afwijking of goedkeuring soms onnodig lang liggen. Dat kan beter! Wij richten Vendor Invoice Management van OpenText zó in dat facturen grotendeels automatisch worden verwerkt en jij er nauwelijks omkijken naar hebt.
80% minder handwerk
Kortere doorlooptijd
100% meer inzicht
Hoeveel handwerk zit er nog in jouw factuurproces?
Facturen komen overal vandaan. Medewerkers tikken gegevens over, zoeken ontbrekende informatie bij elkaar en jagen goedkeuringen na. En wijkt er iets af? Dan begint vaak de zoektocht naar wie er eigenlijk iets mee moet.
Dat is geen slim factuurproces. Dat is digitaal brandjes blussen.
Je wilt dat facturen automatisch de juiste route volgen, afwijkingen direct op de juiste plek belanden en medewerkers alleen ingrijpen als dat echt nodig is.
Herken je dit?
- Facturen worden handmatig gekoppeld aan inkooporders.
- Goedkeuringen blijven liggen in mailboxen.
- Uitzonderingen vragen veel uitzoekwerk.
- De status van een factuur is niet direct zichtbaar.
- Rapportages geven onvoldoende inzicht in knelpunten.
Automatiseren betekent niet alleen sneller verwerken. Het betekent weten wat er gebeurt, waar het vastloopt en wie er moet handelen.
Van binnenkomende factuur naar gecontroleerde verwerking.
tcf. helpt je om het volledige factuurproces slimmer in te richten. Daarvoor gebruiken we Vendor Invoice Management van OpenText. Sterke software, maar het verschil zit vooral in de juiste inrichting en goede adoptie. En daar zorgen onze experts voor.
Het resultaat: factuurgegevens worden automatisch herkend en gecontroleerd. Vervolgens koppelt het systeem de factuur aan de juiste order en stuurt deze door naar de juiste goedkeuringsroute.
Klopt alles? Dan gaat het proces automatisch verder. Ontbreekt er informatie of is er een afwijking? Dan krijgt de juiste medewerker direct een melding, inclusief de reden en de benodigde vervolgstap.
Zo ben je minder tijd kwijt aan standaardhandelingen en kun je je richten op de uitzonderingen die echt aandacht vragen.
Minder handwerk, meer controle
Tot 80% minder handwerk
Standaardfacturen volgen automatisch de juiste stappen; medewerkers beoordelen alleen echte afwijkingen.
Direct inzicht
Je ziet waar iedere factuur zich bevindt, waarom deze eventueel vastloopt en wie de volgende actie moet uitvoeren.
Snellere goedkeuring
Facturen worden automatisch naar de juiste persoon gestuurd. Daardoor blijven ze minder lang liggen in mailboxen of tussen afdelingen.
Betere processen
Goede software alleen is niet genoeg. Daarom richten wij niet alleen de techniek in, maar zorgen we ook dat medewerkers weten hoe ze ermee werken en wat er van hen wordt verwacht.
Meetbaar resultaat
Vooraf bepalen we wat beter moet worden. Denk aan doorlooptijd, foutpercentage of het aantal handmatige handelingen. Na oplevering maken we zichtbaar wat de nieuwe werkwijze werkelijk oplevert.
Past automatische factuurverwerking bij jouw organisatie?
Vendor Invoice Management van OpenText is vooral interessant als je:
- Grote aantallen facturen verwerkt
- Werkt met SAP en inkooporders
- Meerdere goedkeurders, afdelingen of vestigingen hebt
- Uitzonderingen gecontroleerd wilt afhandelen
- Het proces wilt opschalen zonder meer handwerk
Niet zeker wat haalbaar is? Bespreek je factuurproces.
Cases.
- “Samen met tcf. blijven we bezig om VIM verder te ontwikkelen. Voor nu ligt de focus vooral op de automatische matching en OCR-functionaliteiten.”
- Pascal Palmen
- Projectmanager
Cases.
- “Het bouwen, testen en opleveren van de eerste vijf documentstromen gebeurde in zeven dagen. De volgende deadline die we hanteerden was nog eens vijftien documenten in vijftien dagen en in dat tempo werd de complete set aan documenten gebouwd,”
- Melvin Welters
- Programmamanager banksparen bij NN
Cases.
- “We hebben in 2 maanden met StreamServe meer voor elkaar gekregen dan in 2 jaar met Var-e-Docs.” De implementatie van de eerste stroom was meteen een succes! “
- Schelte Wijma
- System administrator
Cases.
- “tcf. doet wat het zegt en het product Fuse doet wat ervan wordt verwacht.”
- Sander Zandbergen
- Projectmanager
Cases.
- ”Een compliment voor de specialisten van tcf. De aanwezige kennis en kunde plus het meedenken hebben geleid tot een succesvolle implementatie. Wij hebben hen als zeer betrouwbare partner ervaren in dit traject en zullen hen altijd aanbevelen bij andere partijen die met SAP VIM gaan werken.”
- Sander Jansen
- Projectleider
Zo brengen we je
klantcommunicatie in control.
Technologie die aansluit op wat er al staat.
tcf. richt automatische factuurverwerking in met OpenText Vendor Invoice Management (VIM). De oplossing integreert met SAP en brengt facturen, inkooporders, goedkeuringen en uitzonderingen samen in één proces.
Automatische herkenning
OCR-technologie leest factuurgegevens uit en zet deze om naar bruikbare informatie. Zo hoeft minder handmatig te worden ingevoerd.
Matching met inkooporders
Facturen worden gecontroleerd aan de hand van inkooporders en ontvangstgegevens. Alleen afwijkingen vragen nog om extra aandacht.
Goedkeuringsroutes
Op basis van regels, rollen en bedragen wordt iedere factuur automatisch naar de juiste medewerker gestuurd.
Verwerking van uitzonderingen
Wanneer gegevens ontbreken of niet overeenkomen, krijgt de verantwoordelijke medewerker direct inzicht in de oorzaak.
Volledige aansluiting op SAP
Integreert naadloos met OpenText-informatiebeheeroplossingen voor SAP, zoals OpenText Extended ECM Platform en OpenText Core Archive.
Altijd in control
Organisaties blijven in elk stadium compliant door vooraf geconfigureerde regels, rollen en acties.
Meer grip op je factuurproces.
Ontdek waar handmatig werk ontstaat, welke stappen je kunt automatiseren en hoe je voorkomt dat uitzonderingen alsnog voor vertraging zorgen.
Gratis download · Praktische inzichten · Geen technisch jargon
Veel gestelde vragen
Wat kan er met VIM precies worden geautomatiseerd?
Met VIM kun je een groot deel van de inkomende factuurverwerking automatiseren. Denk aan het ontvangen en registreren van facturen, het uitlezen van factuurgegevens, het controleren van bedragen en leveranciersinformatie en het koppelen van facturen aan inkooporders en goederenontvangsten.
Facturen die aan de ingestelde voorwaarden voldoen, kunnen automatisch verder worden verwerkt. Alleen wanneer informatie ontbreekt of niet overeenkomt, is nog actie van een medewerker nodig. Zo besteedt je team minder tijd aan standaardhandelingen en meer tijd aan uitzonderingen die echt aandacht vragen.
Moeten we onze bestaande SAP-omgeving vervangen?
Nee. VIM is juist bedoeld om de factuurverwerking binnen je bestaande SAP-omgeving slimmer te ondersteunen. In veel gevallen hoeft er dan ook geen nieuw financieel systeem te worden ingevoerd.
Vaak ligt de grootste winst in het beter inrichten van bestaande workflows, uitzonderingsregels, rollen en koppelingen. We kijken daarom eerst naar wat er al aanwezig is, hoe VIM momenteel wordt gebruikt en welke mogelijkheden nog onbenut blijven. Zo voorkom je onnodige vervanging of maatwerk.
Wat gebeurt er met afwijkende facturen?
Facturen die niet automatisch kunnen worden verwerkt, komen in VIM in een uitzonderingsworkflow terecht. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer een factuur niet overeenkomt met een inkooporder, een goederenontvangst ontbreekt, een bedrag afwijkt of aanvullende goedkeuring nodig is.
De factuur wordt vervolgens doorgestuurd naar de juiste medewerker. Die ziet welke afwijking is vastgesteld en welke actie nodig is. Door deze uitzonderingen goed te categoriseren en te routeren, voorkom je dat facturen blijven liggen of onnodig tussen afdelingen worden doorgestuurd.
Betrekken jullie medewerkers bij de implementatie?
Ja. De inrichting van VIM moet aansluiten op de manier waarop je organisatie daadwerkelijk werkt. Daarom betrekken we medewerkers uit onder meer finance, inkoop, IT en de business bij het analyseren, ontwerpen en testen van het proces.
Zij weten waar facturen vastlopen, welke uitzonderingen regelmatig voorkomen en welke handelingen in de praktijk onnodig veel tijd kosten. Door deze kennis mee te nemen, ontstaat een inrichting die niet alleen technisch klopt, maar ook werkbaar is voor de mensen die ermee moeten werken.
Hoe lang duurt een VIM-implementatie?
De doorlooptijd hangt af van je bestaande SAP-omgeving, het aantal factuurstromen, de benodigde koppelingen en de complexiteit van je goedkeuringsprocessen. Ook maakt het verschil of VIM volledig nieuw wordt geïmplementeerd of dat een bestaande inrichting wordt geoptimaliseerd.
tcf. werkt bij voorkeur gefaseerd. We beginnen met de processen waar snel resultaat kan worden behaald en breiden de inrichting daarna gecontroleerd uit. Zo blijft de implementatie overzichtelijk en kun je eerder profiteren van de verbeteringen.
Kunnen we eerst zien waar de grootste kansen liggen?
Ja. Je hoeft niet direct te starten met een volledige implementatie of herinrichting. Met een VIM-assessment brengen we eerst je huidige factuurproces en technische omgeving in kaart.
We kijken onder meer naar handmatige werkzaamheden, veelvoorkomende uitzonderingen, doorlooptijden, workflows, foutmeldingen en functionaliteiten die nog niet optimaal worden benut. Je krijgt daarmee een duidelijk beeld van de grootste knelpunten en verbeterkansen.
Op basis daarvan bepalen we samen welke aanpassingen de meeste tijd besparen, de verwerking betrouwbaarder maken en meer grip geven op je factuurproces.
Waar loopt jouw factuurproces vast?
Te veel handmatig werk, lastige uitzonderingen of trage goedkeuringen? Leg je situatie voor aan onze specialist automatische factuurverwerking Susanne. Samen brengen jullie in kaart waar het proces vastloopt en welke eerste stap het meeste oplevert.
Liever direct contact met Susanne?
Specialist automatische factuurverwerking