Kennismaken
We bespreken waar je huidige factuurproces vastloopt, wat er al goed gaat en welke resultaten je wilt bereiken.
Klantcommunicatie die vertrouwen opbouwt.
Een klantbericht is nooit zomaar een bericht. Een offerte, polis, bevestiging of factuur heeft invloed op hoe een klant je organisatie ervaart. Met OpenText Exstream zorg je dat iedere communicatie persoonlijk, relevant én betrouwbaar is. Via ieder kanaal en op ieder moment.
80% minder handwerk
Kortere doorlooptijd
100% meer inzicht
Hoe betrouwbaar is jouw klantcommunicatie?
Een e-mail vanuit marketing. Een brief vanuit finance. Een bevestiging uit een administratief systeem. En ergens daartussen nog een pdf die al jaren dezelfde template gebruikt.
Voor jouw organisatie zijn het verschillende processen. Voor jouw klant is het allemaal dezelfde afzender.
En precies daar gaat het vaak mis. Klanten verwachten dat communicatie klopt. Dat informatie aansluit op hun situatie, zodat ze niet steeds hetzelfde hoeven uit te leggen. En dat de e-mail die vandaag binnenkomt in lijn is met de brief die morgen op de mat ligt. Wat je nodig hebt? Grip op je volledige klantcommunicatie.
Herken je dit?
- Templates worden op meerdere plekken beheerd.
- Kleine inhoudelijke wijzigingen vragen onnodig veel IT-capaciteit.
- Klanten ontvangen allemaal dezelfde boodschap, terwijl hun situatie verschilt.
- Verschillende kanalen bieden niet altijd dezelfde informatie.
- Wet- en regelgeving maken wijzigingen steeds complexer.
Je wilt dat iedere communicatie met je klant persoonlijk, relevant en betrouwbaar is. Via elk kanaal, op ieder moment.
Van klantdata naar communicatie die wél klopt.
Data, content, business rules en kanalen die allemaal samenkomen in één communicatieproces. Dat is het resultaat als wij OpenText Exstream voor je inrichten.
Exstream gebruikt beschikbare klantgegevens en business rules om te bepalen welke boodschap iemand ontvangt, welke informatie relevant is en via welk kanaal de communicatie wordt aangeboden.
Dat kan een eenvoudige bevestiging zijn, maar ook een complexe polis, offerte, jaaropgave of gepersonaliseerde e-mail.
Verandert de situatie van de klant? Dan verandert de klantcommunicatie mee. Past een andere boodschap bij een bepaald product of klantsegment? Dan kun je dat centraal regelen. Zo sluiten al je communicatieprocessen aan op degene voor wie ze bedoeld zijn.
Persoonlijk, relevant en betrouwbaar.
Persoonlijk
Jouw klant wil geen klantnummer zijn. Exstream maakt het mogelijk om communicatie af te stemmen op klantgegevens, producten, voorkeuren en omstandigheden.
Relevant
Meer informatie is niet automatisch betere communicatie. Je wilt dat klanten precies zien wat voor hen belangrijk is. Met business rules bepaal je welke informatie wel en niet wordt opgenomen.
Betrouwbaar
Klanten moeten erop kunnen vertrouwen dat informatie klopt. Door content en regels centraal te beheren, verklein je de kans dat verschillende afdelingen of systemen verschillende boodschappen versturen.
Herkenbaar op ieder kanaal
Een klant kan vandaag een e-mail ontvangen en morgen een document downloaden of een fysieke brief krijgen. Exstream helpt dezelfde inhoud, tone of voice en visuele identiteit consequent door te voeren, digitaal en in print.
Meer controle
Door communicatie centraal te organiseren, ontstaat overzicht. Je organisatie houdt grip op templates, content, business rules en wijzigingen.
Past Exstream bij jouw organisatie?
OpenText Exstream is vooral interessant wanneer je organisatie:
- grote aantallen klantdocumenten genereert;
- verschillende communicatiekanalen gebruikt;
- veel verschillende templates en documenttypen beheert;
- klantcommunicatie persoonlijker wil maken;
- hoge eisen stelt aan betrouwbaarheid en compliance.
Niet zeker waar de grootste winst zit?
Cases.
- “Samen met tcf. blijven we bezig om VIM verder te ontwikkelen. Voor nu ligt de focus vooral op de automatische matching en OCR-functionaliteiten.”
- Pascal Palmen
- Projectmanager
Cases.
- “Het bouwen, testen en opleveren van de eerste vijf documentstromen gebeurde in zeven dagen. De volgende deadline die we hanteerden was nog eens vijftien documenten in vijftien dagen en in dat tempo werd de complete set aan documenten gebouwd,”
- Melvin Welters
- Programmamanager banksparen bij NN
Cases.
- “We hebben in 2 maanden met StreamServe meer voor elkaar gekregen dan in 2 jaar met Var-e-Docs.” De implementatie van de eerste stroom was meteen een succes! “
- Schelte Wijma
- System administrator
Cases.
- “tcf. doet wat het zegt en het product Fuse doet wat ervan wordt verwacht.”
- Sander Zandbergen
- Projectmanager
Cases.
- ”Een compliment voor de specialisten van tcf. De aanwezige kennis en kunde plus het meedenken hebben geleid tot een succesvolle implementatie. Wij hebben hen als zeer betrouwbare partner ervaren in dit traject en zullen hen altijd aanbevelen bij andere partijen die met SAP VIM gaan werken.”
- Sander Jansen
- Projectleider
Zo brengen we jouw
klantcommunicatie in controle.
OpenText Exstream: efficiënt, betrouwbaar, in control.
OpenText Exstream brengt het samenstellen, beheren en distribueren van klantcommunicatie samen in één omgeving.
Gepersonaliseerde communicatie
Data en business rules bepalen welke content bij een specifieke klant, situatie of product past.
Omnichannel communicatie
Gebruik consistente communicatie via onder andere e-mail, web, mobiel en print.
Centraal contentbeheer
Een aanpassing hoef je niet handmatig in tientallen verschillende documenten te verwerken.
Business rules
Business rules maken ook complexe communicatieprocessen beheersbaar.
Aansluiting op bestaande systemen
Exstream gebruikt informatie vanuit bestaande bedrijfsapplicaties en vormt zo de communicatielaag tussen je data en de klant.
Grip op wijzigingen
Nieuwe voorwaarden, aangepaste teksten of gewijzigde regelgeving? Met Exstream voer je wijzigingen gestructureerd door.
Veel gestelde vragen
Wat is OpenText Exstream?
OpenText Exstream, tegenwoordig onderdeel van OpenText Communications, is een oplossing voor Customer Communications Management (CCM). De software helpt organisaties bij het creëren, personaliseren, beheren en distribueren van klantcommunicatie.
Daarbij kun je denken aan e-mails, offertes, polissen, facturen, brieven, overzichten en andere klantdocumenten.
Wat kun je met Exstream personaliseren?
Dat hangt af van de gegevens en regels die beschikbaar zijn. Je kunt bijvoorbeeld teksten, afbeeldingen, aanbiedingen, voorwaarden en complete onderdelen van een document laten variëren op basis van klantgegevens, productinformatie of andere bedrijfsregels.
Daarmee gaat personalisatie verder dan alleen een naam boven een brief zetten. Als je wilt, laat je met Extream ook de inhoud zelf aansluiten op de situatie van de klant.
Moeten we onze bestaande systemen vervangen?
Niet per definitie. Exstream kan onderdeel worden van je bestaande IT-landschap en informatie uit andere bedrijfsapplicaties gebruiken voor het genereren van communicatie.
Daarom kijken we eerst naar je huidige omgeving. Welke systemen leveren gegevens? Welke documentstromen bestaan al? En waar zitten de grootste knelpunten? Pas daarna bepalen we wat werkelijk moet veranderen.
Kunnen medewerkers zelf teksten aanpassen?
Dat is afhankelijk van de inrichting en de rollen binnen je organisatie. Juist daarin zit een belangrijke kans. Niet iedere tekstwijziging hoeft automatisch een IT-project te worden. Door verantwoordelijkheden en rechten slim in te richten, kunnen de juiste medewerkers content beheren terwijl je tegelijkertijd controle houdt over wat er wordt gepubliceerd.
Kan Exstream via verschillende kanalen communiceren?
Ja. Exstream is ontwikkeld voor omnichannel klantcommunicatie. Dat betekent dat je dezelfde centrale content en bedrijfslogica kunt gebruiken voor verschillende digitale en fysieke kanalen. Hierdoor hoef je niet voor ieder kanaal een volledig los klantcommunicatieproces te onderhouden.
Hoe helpt Exstream om klantvertrouwen te versterken?
Goede klantcommunicatie voelt simpel. Je krijgt op het juiste moment de juiste informatie, via ieder kanaal hetzelfde verhaal en zonder gedoe over gegevens of voorwaarden. Alles klopt, en Exstream maakt dat mogelijk.
Kunnen we eerst onze huidige Exstream-omgeving laten beoordelen?
Ja. Je hoeft niet direct een groot migratie- of implementatieproject te starten. We kijken eerst naar je bestaande omgeving, documentstromen, templates, business rules, koppelingen en beheerprocessen. Zo wordt duidelijk waar risico’s zitten, welke functionaliteit onvoldoende wordt benut en waar verbetering het meeste effect heeft. Op basis daarvan bepaal je zelf welke vervolgstap logisch is.
Hoe betrouwbaar is je klantcommunicatie?
Persoonlijk waar het kan. Relevant waar het moet. En altijd betrouwbaar.
Met tcf. haal je alles uit OpenText Exstream en richt je klantcommunicatie zo in dat techniek, processen en mensen daadwerkelijk samenwerken.
