Kennismaken
We bespreken waar je huidige factuurproces vastloopt, wat er al goed gaat en welke resultaten je wilt bereiken.
Alle informatie op de juiste plek. Zonder eindeloos zoeken.
Documenten staan verspreid over SharePoint, SAP, mailboxen, netwerkschijven en andere applicaties. Dus voordat je gevonden hebt wat je zoekt, ben je een halve werkdag verder..
Met OpenText Extended ECM (xECM) brengen we documenten, data en bedrijfsprocessen bij elkaar. Zo krijgt iedere medewerker de juiste informatie, in de juiste context en vanuit de applicatie waarin hij of zij al werkt
Met OpenText Extended ECM (xECM) brengen we documenten, data en bedrijfsprocessen bij elkaar. Zo krijgt iedere medewerker de juiste informatie, in de juiste context en vanuit de applicatie waarin hij of zij al werkt
80% minder handwerk
Kortere doorlooptijd
100% meer inzicht
Hoeveel tijd kost informatie zoeken jouw organisatie?
Een contract staat in SharePoint. De bijbehorende klantgegevens in SAP. Een wijziging zit ergens in een mailbox. En van die belangrijke technische tekening bestaan inmiddels vier versies.
Op papier is alle informatie aanwezig. In de praktijk weet alleen niemand precies waar.
Dat zou toch anders moeten en kunnen? Je wilt dat informatie automatisch wordt gekoppeld aan de juiste klant, leverancier, medewerker, order, installatie of ander bedrijfsobject. Zodat medewerkers niet hoeven te weten waar een document staat, maar het gewoon vinden op het moment dat ze het nodig hebben.
Herken je dit?
- Documenten staan verspreid over verschillende systemen en afdelingen.
- Medewerkers slaan lokaal kopieën op omdat ze informatie niet snel genoeg kunnen vinden.
- Het is niet altijd duidelijk wat de laatste versie van een document is.
- Informatie wordt handmatig vanuit het ene systeem naar het andere gekopieerd.
- Bij audits kost het veel tijd om de juiste informatie en historie boven tafel te krijgen.
Meer informatie opslaan lost dat probleem niet op. Documenten, mensen en processen logisch aan elkaar koppelen wel.
Van losse documenten naar informatie in context.
tcf. helpt je om bedrijfsinformatie slimmer te organiseren met OpenText Content Management, beter bekend als Extended ECM.
Extended ECM verbindt documenten en andere ongestructureerde informatie met de gestructureerde gegevens uit bijvoorbeeld SAP. Een document staat daardoor niet langer ergens in een map, maar hoort automatisch bij een klant, bestelling, project, installatie, medewerker of ander bedrijfsobject.
Een medewerker die vanuit SAP aan een order werkt, krijgt direct de relevante documenten te zien. Een collega buiten SAP kan – afhankelijk van zijn of haar rechten – dezelfde informatie vanuit een andere vertrouwde werkomgeving raadplegen.
Minder zoeken. Meer controle.
Informatie direct beschikbaar
Medewerkers krijgen relevante documenten aangeboden binnen de context van hun werk. Daardoor hoeven ze minder tussen systemen, mappen en mailboxen te zoeken.
Eén versie van de waarheid
Documenten, metadata en versies worden centraal beheerd. Zo voorkom je dat verschillende afdelingen met verschillende kopieën van hetzelfde document werken.
Processen die doorlopen
Documenten worden onderdeel van workflows voor bijvoorbeeld beoordeling, goedkeuring en opvolging. Informatie beweegt daardoor mee met het bedrijfsproces.
Grip op toegang en compliance
Jij bepaalt wie welke informatie mag bekijken, wijzigen of verwijderen. Ook bewaarbeleid, versies en historie kun je centraal beheren
Beter samenwerken
Informatie wordt gekoppeld aan een gedeelde bedrijfscontext. Daardoor werken finance, HR, operations, inkoop en andere afdelingen niet ieder vanuit hun eigen documentenwereld.
Klaar voor slimmer gebruik van informatie
Goed georganiseerde content vormt de basis voor verdere automatisering en AI. Want slimme technologie heeft weinig aan documenten waarvan niemand weet welke versie klopt, of bij welk proces ze horen.
Past Extended ECM bij jouw organisatie?
Extended ECM is vooral interessant als je:
- informatie verspreid hebt staan over verschillende systemen;
- medewerkers veel tijd kwijt zijn aan zoeken en controleren;
- documenten wilt koppelen aan bedrijfsprocessen en transacties;
- grip wilt houden op versies, rechten en bewaartermijnen;
- hoge eisen stelt aan betrouwbaarheid en compliance.
- samenwerkt tussen meerdere afdelingen, vestigingen of landen;
- informatie gecontroleerd beschikbaar wilt maken voor automatisering en AI.
Heb je Extended ECM al draaien? Dan betekent dit niet automatisch dat je er alles uithaalt.
Juist in bestaande omgevingen zien we vaak kansen om workspaces, metadata, integraties, workflows en gebruikersrechten slimmer in te richten.
Cases.
- “Samen met tcf. blijven we bezig om VIM verder te ontwikkelen. Voor nu ligt de focus vooral op de automatische matching en OCR-functionaliteiten.”
- Pascal Palmen
- Projectmanager
Cases.
- “Het bouwen, testen en opleveren van de eerste vijf documentstromen gebeurde in zeven dagen. De volgende deadline die we hanteerden was nog eens vijftien documenten in vijftien dagen en in dat tempo werd de complete set aan documenten gebouwd,”
- Melvin Welters
- Programmamanager banksparen bij NN
Cases.
- “We hebben in 2 maanden met StreamServe meer voor elkaar gekregen dan in 2 jaar met Var-e-Docs.” De implementatie van de eerste stroom was meteen een succes! “
- Schelte Wijma
- System administrator
Cases.
- “tcf. doet wat het zegt en het product Fuse doet wat ervan wordt verwacht.”
- Sander Zandbergen
- Projectmanager
Cases.
- ”Een compliment voor de specialisten van tcf. De aanwezige kennis en kunde plus het meedenken hebben geleid tot een succesvolle implementatie. Wij hebben hen als zeer betrouwbare partner ervaren in dit traject en zullen hen altijd aanbevelen bij andere partijen die met SAP VIM gaan werken.”
- Sander Jansen
- Projectleider
Zo brengen we jouw
informatie in control.
Technologie die informatie laat werken.
OpenText Extended ECM verbindt contentmanagement met de applicaties waarin je medewerkers dagelijks werken. Het resultaat: informatie is beschikbaar zonder dat je hoeft te zoeken.
Business Workspaces
Een Business Workspace brengt documenten, metadata, taken en andere relevante informatie rond één bedrijfsobject bij elkaar. Zo ontstaat één logisch dossier, zonder dat alle informatie uit dezelfde bron hoeft te komen.
Integratie met SAP
Verbind content rechtstreeks met SAP-processen en -objecten. Relevante informatie is daardoor beschikbaar vanuit de context waarin die medewerker werkt.
Documentmanagement
Versies, metadata en toegangsrechten beheer je centraal. Hierdoor is altijd duidelijk welke informatie actueel is en wie ermee mag werken.
Workflows
Maak documenten automatisch onderdeel van je bedrijfsprocessen. Denk aan controle, goedkeuring, review en opvolging. Daardoor blijft informatie niet onnodig in mailboxen of persoonlijke takenlijsten hangen.
Integraties met je bestaande omgeving
Verbind informatie met verschillende zakelijke applicaties en productiviteitstools. Denk onder andere aan SAP S/4HANA, SAP SuccessFactors, Salesforce, Microsoft 365 en SharePoint.
Records en governance
Met Extended ECM richt je gebruikersrechten, versies, metadata, lifecycle en bewaarbeleid gecontroleerd in. Daarmee voorkom je dat belangrijke bedrijfsinformatie onbeheerd door de organisatie blijft zwerven.
Veel gestelde vragen
Wat is OpenText Extended ECM?
OpenText Extended ECM – tegenwoordig binnen het OpenText-portfolio bekend als OpenText Content Management – is een platform voor enterprise content management.
De oplossing brengt documenten en andere ongestructureerde informatie samen met data en processen uit bedrijfssystemen. Hierdoor koppel je documenten bijvoorbeeld direct aan een klant, medewerker, order, contract, asset of project.
Het doel is niet alleen om documenten centraal op te slaan, maar vooral om informatie beschikbaar te maken binnen de context waarin je mensen werken.
Wat is het verschil tussen Extended ECM en SharePoint?
SharePoint en Extended ECM kunnen naast elkaar worden gebruikt en hebben deels verschillende rollen.
Microsoft 365 en SharePoint zijn voor veel organisaties belangrijke omgevingen voor dagelijkse samenwerking en het maken en delen van documenten. Extended ECM richt zich sterk op het verbinden van bedrijfsinformatie met processen en objecten uit bedrijfskritische applicaties en op centraal beheer en governance.
Het hoeft daarom geen keuze tussen beide te zijn. Juist door omgevingen goed met elkaar te verbinden, kun je medewerkers laten werken met vertrouwde tools terwijl je grip houdt op centraal beheerde informatie.
Werkt Extended ECM met SAP?
Ja, de koppeling met SAP is een belangrijke toepassing van Extended ECM. Documenten kunnen worden verbonden met SAP-objecten en bedrijfsprocessen, zodat medewerkers de juiste content direct vanuit hun werkcontext kunnen raadplegen.
Daardoor hoeven gebruikers minder tussen verschillende applicaties te schakelen en ontstaat een completer beeld van bijvoorbeeld een bestelling, leverancier, medewerker, asset of project.
Moeten we bestaande systemen vervangen?
Niet per se. Het doel van Extended ECM is juist om informatie uit verschillende omgevingen samen te brengen en in de juiste context beschikbaar te maken.
Daarom kijkt tcf. eerst naar wat er al aanwezig is. Welke systemen worden gebruikt? Welke informatie staat waar? Welke bestaande OpenText-functionaliteit wordt al benut? Pas daarna bepalen we samen wat daadwerkelijk moet veranderen.
Kunnen we onze bestaande Extended ECM-omgeving optimaliseren?
Zeker, een nieuwe implementatie is lang niet altijd nodig. In bestaande omgevingen kan veel winst zitten in het verbeteren van workspaces, metadata, rechtenstructuren, workflows, integraties of de manier waarop medewerkers informatie terugvinden.
Daarom beginnen we bij voorkeur met een analyse van de huidige situatie. Wat werkt goed? Waar ontstaan workarounds? Welke functionaliteit blijft ongebruikt? En welke aanpassing levert daadwerkelijk iets op?
Wat zijn Business Workspaces?
Business Workspaces brengen informatie rond een specifiek bedrijfsobject of proces bij elkaar. Bijvoorbeeld alle relevante documenten, eigenschappen en acties rond een klant, contract, bestelling, asset of medewerker.
Hierdoor hoeft een gebruiker niet meer zelf uit verschillende systemen en mappen een dossier bij elkaar te zoeken. De relevante informatie wordt vanuit de bedrijfscontext georganiseerd.
Waar raakt jouw informatie de weg kwijt?
Documenten verspreid over verschillende systemen? Medewerkers die blijven zoeken? Een Extended ECM-omgeving waarvan je vermoedt dat er veel meer in zit?
Leg je situatie aan ons voor.
We bekijken samen waar informatie vastloopt, wat je bestaande OpenText-omgeving al kan en welke eerste stap het meeste oplevert.
