Boels, opgericht in 1977, is marktleider in het verhuren van machines en gereedschappen in Europa. Met de overname van Riwal in 2024 is het familiebedrijf uitgegroeid naar een bedrijf met meer dan 8.500 medewerkers en meer dan 850 vestigingen in 27 landen.
Optical Character Recognition
Een hoge automatiseringsgraad in factuurafhandeling leidt tot hogere efficiency en meer controle op de documentenstroom. Accounts Payable liep echter tegen de grenzen van het bestaande systeem op, vertelt projectmanager Pascal Palmen.
Optical Character Recognition (OCR) – een transformatie waarbij de tekst uit een afbeelding wordt omgezet in leesbare tekst – is een van de succesfactoren van een moderne Accounts Payable-afdeling. Maar juist over de OCR-functionaliteit van hun oude oplossing waren Palmen en zijn collega’s ontevreden. “We konden niet de gegevens uit de factuur halen die we nodig hadden om de factuur correct te matchen met de SAP-inkooporder.”
VIM: een no-brainer
Doordat Vendor Invoice Management (VIM) van OpenText volledig geïntegreerd is in SAP, dit aansluit op de gekozen SAP-strategie van Boels en vanwege de slimme OCR- en matching-opties die VIM biedt, heeft Boels voor deze oplossing gekozen als nieuwe factuurverwerkingsoplossing. Zoals Palmen het uitdrukt: “Over SAP was ik, vanwege de vele opties, al zeer enthousiast. Door de verregaande integratie van VIM in SAP, zijn gebruikers zeer snel gewend aan de user-interface van VIM.”
Het was SAP-partner Aiden die tcf. als OpenText-implementatiepartner aan Boels voorstelde. Palmen en zijn team zagen het voordeel in zakendoen met het Nederlandse tcf.: snel en makkelijk contact, gecombineerd met het voordeel van on-site visits.
Implementatie!
Het project startte in december 2023. Allereerst stapten de Boels-vestigingen in West- en Midden-Europa over naar VIM. Om een succesvolle overgang te realiseren, werkte tcf. nauw samen met het projectteam van Boels. In de beginfase hield tcf. diepgaande interviews om alle requirements van Boels te inventariseren. Tijdens het implementatietraject werd de samenwerking tussen de twee bedrijven geïntensiveerd. “We hadden wekelijkse project-voortgangsoverleggen met de specialist van tcf. en daarnaast nog diverse deep dive sessies om details door te spreken en problemen snel op te lossen,” aldus Palmen.
Problemen bij de bron oplossen
Op de streefdatum van 8 juli 2024 ging VIM live. “We zijn trots op het feit dat we onze streefdatum hebben gehaald,” vertelt Palmen. Een belangrijke succesfactor van de projectaanpak was volgens hem de vroegtijdige betrokkenheid van Boels key-users. Op deze manier leerden zij VIM al in een vroeg stadium kennen.
Het doel, om facturen sneller en accurater te verwerken is, dankzij de nieuwe oplossing, een stuk dichterbij. Het nieuwe systeem heeft ook geleid tot een betere workflow, waarbij medewerkers een automatische melding ontvangen wanneer een factuur door ontbrekende gegevens niet verwerkt kan worden.
Daarnaast is inzicht in het proces kritisch om structurele verbeteringen te drijven. “We hebben nu meer controle en inzicht in waar het proces (binnen de organisatie) stokt. Het systeem laat precies zien waarom een factuur niet betaald kan worden,” legt Palmen uit, “bijvoorbeeld omdat de goederenontvangst niet geboekt is.” De projectmanager wijst op nog een voordeel van de volledige integratie tussen SAP en Solution Extension VIM: “Zo heb je makkelijk de link tussen het document in VIM en de order. Als de order niet is vrijgegeven, kun je meteen doorklikken, omdat het allemaal in hetzelfde pakket zit.” Kortom, de documentatiestroom komt meer en meer onder controle.
Specificaties:
- VIM 20.4 SP6
- Core Capture (OCR-oplossing in de cloud)
- Core Archive (archiveringsoplossing in de cloud)
Adviesrol tcf.
Palmen: “Samen met tcf. blijven we bezig om VIM verder te ontwikkelen. Voor nu ligt de focus vooral op de automatische matching en OCR-functionaliteiten.” Ook voor de dagelijkse ondersteuning blijft tcf. op de achtergrond meehelpen.
Terugkijkend op het project is Palmen vooral tevreden over de actieve samenwerking, waarin tcf. en Boels samen op weg waren naar het beste resultaat. “De adviesrol van tcf. is erg goed. Wij wisten precies wat we wilden, terwijl tcf. uit ervaring kon aangeven wat wel en niet haalbaar was.”
Binnen Boels is intussen de uitrol van VIM in de Baltics en de Nordics gepland, met tcf. wederom als implementatiepartner.
