Vendor Invoice Management (VIM) kan veel meer dan alleen inkomende facturen verwerken. Dat was de boodschap in een notendop van een inspirerende roundtable, waar we in gesprek gingen met de transformatiegoeroe van SAP en onze klanten. “Er zit zoveel kracht in meten en weten.”
In de eerste helft van de twintigste eeuw was Jan Jongerius een pionier. De Utrechtse ondernemer haalde als een van de eersten de T-Ford naar Nederland. Op een steenworp afstand van waar nu de Jaarbeurs staat, bouwde hij zelf het bedrijfsgebouw waarin de auto’s werden geassembleerd. Jan ontwierp ook de fraaie villa met Art Deco-elementen op het terrein. Donderdag 19 september was het de passende locatie van de tcf.-roundtable over innovaties in factuur- en documentverwerking.
Transformation mindset
Esmee Arends, Head of Business Transformation Services bij SAP, trapte de sessie af met ontnuchterende cijfers:
• 90% van de organisaties is bezig met een digitale tranformatie;
• Slechts 16% slaagt daarin.
Maar al te vaak ziet Esmee dat een ‘lift and shift’-aanpak wordt gekozen: de bestaande bedrijfsprocessen worden vertaald naar cloud-oplossingen. Een gemiste kans. Arends riep bedrijven op om de doelen achter de digitale transformatie niet uit het oog te verliezen, zoals groei en innovatie. En uiteindelijk is het niet zozeer de technologie die moet veranderen, maar de mensen in de organisatie. “Ontwikkel een transformation mindset!”
Vendor Invoice Management: wat is er nieuw?
Welke technologie nodig is om te transformeren, werd vervolgens uit de doeken gedaan door tcf.-directeur Arno Jellema. Hij lichtte de nieuwe, slimme features in Vendor Invoice Management (VIM) van OpenText toe. Met de uitbreiding Beyond Finance automatiseert u naast het gehele factuurproces, van bestelling tot betaling, ook overige processen rondom externe leveranciers. Denk aan AI-ondersteuning bij het opstellen van standaard-e-mails en een dashboard dat diepgaande inzichten biedt. “Er zit zoveel kracht in meten en weten,” aldus Arno.
Hoe zo’n VIM-implementatie er in de praktijk uitziet? Consultant Ernst de Bruin nam de toeschouwers mee in de casus van Boels. Het bedrijf, dat machines, gereedschappen en materialen verhuurt, stapte over van Basware naar VIM. Het doel was onder meer om een groter percentage van de facturen automatisch te matchen. Door de financiële afdeling van Boels vanaf het begin bij de transformatie te betrekken, ging de implementatie vlekkeloos en was het draagvlak 100%. Ernst: “Ik heb nul gebruikersvragen van AP [Accounts Payable of crediteurenadministratie, red.] gehad na go-live.”
Rotterdamse humor
Het inhoudelijke deel van het event werd afgesloten met een interactieve sessie over de knelpunten die tijdens implementaties kunnen ontstaan. Met nuchtere Rotterdamse humor nam tcf.-directeur Michiel Glazener de moderatie voor zijn rekening.
Eigenlijk was iedereen het er wel over eens dat duidelijke communicatie en het afstemmen van verwachtingen cruciaal zijn voor een succesvolle implementatie. Dat software een ingewikkelder product is dan een nieuwe auto waar je zo in wegrijdt, is misschien wel een realiteit die we moeten accepteren. Waarop Michiel relativeerde: “Vroeger werd wel gezegd: IBM-spullen draaien het beste op een diaprojector. Tijdens de presentatie dus.”
