Wat houdt handmatige factuurverwerking in?
Bij handmatige verwerking ontvang je facturen per post of e‑mail en voer je de gegevens handmatig in het ERP‑systeem in. Er zijn meerdere stappen nodig: scannen, coderen, goedkeuren en boeken. Doordat er veel menselijk ingrijpen nodig is, is het proces kwetsbaar voor fouten en vertragingen. Volgens onze inzichten zijn handmatige processen vaak duur en inefficiënt.
Hoe werkt automatische factuurverwerking met SAP VIM?
Met automatische factuurverwerking in SAP worden inkomende facturen direct ontvangen via een digitale mailbox. OpenText Vendor Invoice Management (VIM) herkent de factuurgegevens aan de hand van business rules en workflows. OCR- en machine‑learningfuncties zetten facturen om naar gestructureerde data en suggereren grootboekrekeningen en kostenplaatsen. Het systeem boekt facturen automatisch volgens vooraf gedefinieerde regels en stuurt ze voor controle naar de juiste persoon. Hierdoor hoef je minder handmatig in te voeren en stijgt de productiviteit.
Verschil in efficiëntie
Handmatig: medewerkers zijn veel tijd kwijt aan datacaptatie, codering en het rondsturen van facturen voor goedkeuring. Elk formulier vereist opnieuw een controle en de kans op fouten is groot.
Automatisch: VIM digitaliseert het hele proces. OCR elimineert handmatige invoer. Machine‑learning herkent patronen in historische facturen en wordt na verloop van tijd steeds nauwkeuriger. Werkstromen sturen facturen automatisch naar de juiste afdelingen, waardoor doorlooptijden korter worden.
Praktijkvoorbeeld: Hans Anders
Bij organisaties zoals Hans Anders hebben we de overstap naar automatische factuurverwerking gerealiseerd. Doordat VIM 24/7 draait en OCR alle gegevens herkent, hoeven medewerkers niet meer van 9‑tot‑5 aan facturen te werken. Met maatwerk zijn ontbrekende functies toegevoegd en sluit het systeem volledig aan op de processen. Het resultaat: minder handmatig werk, kortere doorlooptijden en hogere datakwaliteit.
Kansen en optimalisatie
- Minder handwerk: digitale invoer en automatische boekingen verminderen de tijd die jouw team besteedt aan data‑entry.
- Snellere doorlooptijden: workflows in VIM zorgen dat facturen direct bij de juiste persoon terechtkomen.
- Minder fouten: machine‑learning herkent patronen en suggereert coderingen.
- Betere compliance: regels en rollen zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde personen kunnen goedkeuren.
- Meer inzicht: een centraal dashboard geeft realtime inzicht in openstaande facturen en doorlooptijden.
Wat betekent dit voor je organisatie?
Zet de stap naar automatisering als je team te veel tijd kwijt is aan handmatige facturen. Je bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de kwaliteit van je financiële administratie. Wil je weten hoe je dit in jouw SAP‑omgeving kunt realiseren? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Waar begint u?
Bent u klaar om uw klantcommunicatie te moderniseren en langdurige klantrelaties op te bouwen? Met Exstream zet u de volgende stap naar persoonlijke en consistente communicatie over alle kanalen. Plan een adviesgesprek om te ontdekken hoe u uw legacy platform kunt vervangen en welke voordelen dit oplevert.
Wat is het belangrijkste voordeel van automatische factuurverwerking?
Het belangrijkste voordeel is dat tijdrovende handmatige taken verdwijnen. Digitalisering met OCR en machine‑learning vermindert de kans op fouten en versnelt het hele proces.
Is handmatige controle nog nodig?
Ja, in de eerste fase valideer je de door het systeem voorgestelde coderingen. Naarmate machine‑learning leert van jouw correcties, verschuift de rol naar controle.
Wat zijn de kostenbesparingen?
Je bespaart op arbeidsuren voor data‑entry en correcties. Bovendien voorkom je boetes door tijdige betalingen en verhoog je de productiviteit.
Kan automatische factuurverwerking werken met afwijkende facturen?
Ja, het systeem herkent patronen en markeert afwijkingen. Voor uitzonderingen blijft menselijke beoordeling nodig.
Heb ik SAP VIM nodig om te automatiseren?
VIM is de meest gebruikte oplossing voor automatische factuurverwerking binnen SAP. Het biedt integratie met OCR en workflows.
