Veel organisaties denken dat VIM uitsluitend bedoeld is voor inkomende facturen. Niets is minder waar. Het platform kan allerlei inkomende documenten verwerken en zelfs leveranciers automatisch een retourbericht sturen bij incorrecte data.
VIM voor meer dan facturen: orderbevestigingen, RTV en meer Meer lezen »
Een succesvolle implementatie van Vendor Invoice Management gaat verder dan technische installatie. Het vraagt om veranderbeheer, gebruikersacceptatie en een goede samenwerking tussen IT en finance. Vanuit tientallen projecten heeft tcf. een aantal best practices ontwikkeld die we graag met u delen. Op deze pagina ontdekt u hoe u snel en met minimale risico’s de overstap maakt naar geautomatiseerde factuurverwerking. Betrek key users vanaf het begin Bij zowel Hans Anders als Boels Rental bleek het betrekken van de sleutelgebruikers van doorslaggevend belang. Door hen vroegtijdig te betrekken bij workshops en procesanalyses ontstaat draagvlak en worden concrete verbeterpunten zichtbaar. Deze input helpt om workflows logisch in te richten en uitzonderingen goed af te handelen. Bovendien fungeren key users later als ambassadeurs binnen de organisatie. Werk in iteraties en lever snel resultaat In de case van Nationale Nederlanden leverde tcf. in zeven dagen de eerste vijf documentstromen op. Daarna volgden in vijftien dagen nog vijftien stromen. Door deze iteratieve aanpak ziet de organisatie snel resultaat en kan er direct worden bijgestuurd. Uitgestelde opleveringen met een ‘big bang’ werken minder goed; ze zorgen voor langere wachttijden en minder inzicht in voortgang. Kies voor standaard waar mogelijk, maatwerk waar nodig VIM is een SAP Solution Extension en biedt gestandaardiseerde processen voor herkenning, workflows en rapportage. Waar mogelijk blijft u bij deze standaardconfiguraties om onderhouds- en upgradekosten laag te houden. Toch hebben sommige organisaties specifieke wensen – denk aan branchespecifieke velden of extra controles. In zulke gevallen ontwikkelt tcf. maatwerk met behoud van upgradebaarheid. In het project van Hans Anders kostte dit enkele maanden extra, maar het resultaat sloot perfect aan op hun behoefte en werd zonder problemen opgenomen in latere updates. Investeer in training en support Een systeem is pas succesvol als mensen ermee willen en kunnen werken. tcf. verzorgt trainingen voor finance, inkoop en IT zodat iedereen weet hoe de workflow eruitziet en welke uitzonderingen er zijn. Daarnaast is
Best practices bij implementatie van VIM Meer lezen »
Factuurverwerking stopt niet bij de registraties in SAP. Uw medewerkers moeten aanvullende documentatie kunnen vinden, contractvoorwaarden kunnen raadplegen en audittrails kunnen aantonen. Door OpenText Extended ECM en Core Archive te koppelen aan VIM creëert u één digitale werkplek waar alle relevante informatie automatisch samenkomt. Op deze pagina leest u hoe deze integratie werkt en welke voordelen u behaalt. Koppeling met Extended ECM Extended ECM vormt de ruggengraat van uw documentbeheer. Wanneer een leverancier een factuur verstuurt, wordt het document via OCR herkend en geclassificeerd. Vervolgens wordt het opgeslagen in Extended ECM, waarbij metadata zoals leverancier, bedrag en bestelnummer automatisch worden meegestuurd. In VIM wordt een link naar het document opgenomen zodat factuurverwerkers met één klik de originele factuur, bestelbon of contract kunnen openen. Hierdoor hoeft u nooit meer te zoeken naar e-mails of papieren kopieën. Core Archive voor duurzaam bewaren Veel organisaties moeten facturen en bijlagen jaren bewaren vanwege wet- en regelgeving. Core Archive is een betrouwbare opslaglocatie binnen de OpenText-suite. Documenten worden onveranderbaar opgeslagen en zijn voorzien van een audittrail. Door VIM te koppelen aan Core Archive slaat u de digitale factuur direct op in een gecertificeerde omgeving. Daarmee voldoet u aan compliance-eisen en vermindert u de opslagkosten van papieren archieven. Meer dan alleen facturen VIM kan veel meer dan alleen facturen verwerken. Ook orderbevestigingen, pakbonnen, verkooporders en betaalnotificaties worden automatisch herkend en gearchiveerd. Extended ECM zorgt ervoor dat al deze documenten met elkaar in context staan. Zo ziet een inkoper in één overzicht welke documenten bij een bestelling horen en kan hij openstaande acties sneller afhandelen. Dit leidt tot minder fouten en betere samenwerking tussen afdelingen. Toegang via Fiori en mobiele apps Alle documenten en workflows zijn beschikbaar via de Fiori-interface in SAP en via mobiele apps. Medewerkers keuren facturen goed of raadplegen orderinformatie onderweg. De gebruiksvriendelijke interface zorgt voor een hoge adoptie en verkleint de afhankelijkheid van papieren dossiers. Bovendien kunt u rechten gedetailleerd beheren, zodat alleen bevoegde personen toegang hebben tot gevoelige informatie. Meer weten? Bekijk de pagina over automatische factuurverwerking voor alle ins en outs. Wilt u weten hoe Extended ECM en Core Archive passen binnen uw organisatie?
VIM en Extended ECM: één bron van waarheid Meer lezen »
Nu organisaties steeds meer druk ervaren om processen te digitaliseren en compliant te worden, is het essentieel om uw factuurverwerking toekomstbestendig te maken. Met de release van VIM 23.4 introduceert OpenText een reeks vernieuwingen die zorgen voor overzicht, grip en gebruiksgemak. Op deze pagina leest u wat de nieuwste functies zijn en hoe u ze inzet om tijd te winnen, fouten te voorkomen en de tevredenheid onder medewerkers te verhogen. De Fiori Solution Cockpit als regiekamer VIM 23.4 bevat een compleet nieuwe Fiori Solution Cockpit. Dit dashboard biedt centrale sturing over uw factuurproces en brengt alle acties samen in één scherm. U ziet in een oogopslag welke facturen nog verwerkt moeten worden, welke uitzonderingen extra aandacht vragen en hoe de doorlooptijd zich ontwikkelt. Door de zes standaardtegels – waaronder Invoice Processing, Exceptions en Reporting – kunt u workflows volgen zonder tussen schermen te hoeven wisselen. Dankzij het modulaire ontwerp kunt u de cockpit aanpassen aan uw eigen processen en rollen, zodat de juiste informatie bij de juiste personen terechtkomt. Eén app voor alle werkzaamheden Naast de cockpit is er nu ook de Fiori Workplace. In deze omgeving komen OCR-validatie, factuurverwerking en analyses samen in één app. Uw medewerkers voeren data entry, controle en goedkeuring uit zonder tussen verschillende transacties te hoeven springen. Hierdoor stijgt de productiviteit en neemt de foutgevoeligheid drastisch af. De gebruiker krijgt contextgevoelige knoppen en dashboards te zien, waardoor de leercurve kort is en de adoptie sneller verloopt. Het systeem werkt zowel op desktop als tablet, waardoor managers facturen overal kunnen accorderen. Inzicht met Invoice Capture Analytics Een belangrijk onderdeel van VIM 23.4 is de uitbreiding van Invoice Capture Analytics. Deze module geeft inzicht in de kwaliteit van uw OCR-herkenning. U ziet bijvoorbeeld het percentage correct herkende velden, de ontwikkeling van de herkenningsalgoritmen over de tijd en welke leveranciers voor problemen zorgen. Met deze data stuurt u gericht bij en verbetert u stap voor stap de nauwkeurigheid van de automatisering. De rapportages zijn bruikbaar voor compliance
Vendor Invoice Management (VIM): innovaties in factuurverwerking Meer lezen »
Banken en verzekeraars eisen snelheid en betrouwbaarheid Financiële instellingen kampen met complexe regelgeving en hoge verwachtingen van hun klanten. Toen Nationale Nederlanden (NN) nieuwe spaarproducten lanceerde, ontwikkelden het een geheel nieuw bancaire applicatieplatform. Daarbij bleek dat het standaard administratiesysteem geen krachtige documentoutput kon leveren. Daarom koos NN voor een specifieke outputoplossing op basis van OpenText Exstream. Complexe documentstromen NN stond voor de uitdaging om veertig complexe documenten te genereren, met talloze business rules en overlappende outputkanalen. Denk aan fysieke brieven voor jaaroverzichten, e‑mails voor dagelijkse communicatie en berichten via het extranet voor intermediairs. Exstream maakte het mogelijk om deze regels in één matrix te beheren. Hierdoor komen documenten en mailpacks altijd correct en efficiënt bij de juiste ontvangers terecht. Real‑time bevestiging aan klanten Een uitgangspunt van NN’s aanpak is dat klanten direct een bevestiging krijgen wanneer zij een aanvraag doen. Met Exstream ontvangt een klant bijvoorbeeld tijdens het gesprek met een intermediair direct een offerte of bevestiging via zijn smartphone. Dit creëert een optimale klantbeleving en verhoogt de transactiesnelheid. Snelheid van implementatie met tcf. Het project vergde externe expertise. tcf. bouwde, testte en leverde de eerste vijf documentstromen binnen zeven dagen. De volgende vijftien documenten werden binnen vijftien dagen opgeleverd. Dankzij deze snelheid en efficiëntie kon NN zijn nieuwe product snel naar de markt brengen. Voldoen aan strenge regelgeving Financiële producten zoals pensioenspaarrekeningen kennen strikte regels. Exstream zorgt ervoor dat alle documentatie – van offertes tot jaaroverzichten – voldoet aan wettelijke vereisten. De business rules binnen Exstream worden eenvoudig aangepast wanneer regelgeving verandert, zonder dat er nieuwe code nodig is. Integratie met bestaande IT Exstream sluit eenvoudig aan op bestaande systemen via API’s en koppelingen. Uw organisatie hoeft het bestaande landschap niet aan te passen; Exstream fungeert als krachtige outputlaag boven op uw backend. Meer weten? Neem contact op Wilt u net als Nationale Nederlanden uw klanten realtime bevestigingen sturen? Neem contact met ons op via onze contactpagina of plan een demo in met Exstream.
Exstream in de financiële sector: real‑time communicatie bij Nationale Nederlanden Meer lezen »
Exstream: altijd verbonden met uw klant Als bedrijf wilt u klanten niet alleen informeren, maar ook betrekken en binden. Klanten verwachten vandaag de dag dat ze via hun voorkeurskanaal benaderd worden – of dat nu social media, e‑mail, sms of zelfs fysieke post is. OpenText Exstream is de #1 customer experience‑oplossing die dit mogelijk maakt. Het platform biedt u één omgeving om consistente en gepersonaliseerde klantcommunicatie te genereren en te distribueren. Exstream zorgt ervoor dat berichten altijd in lijn zijn met uw huisstijl en dat de juiste content automatisch naar de juiste ontvanger gaat. Hierdoor kunt u voldoen aan wet‑ en regelgeving, wat essentieel is voor gereguleerde sectoren zoals financiële dienstverlening, verzekeringen en overheden. Bovendien maakt Exstream het eenvoudig om aan nieuwe regelgeving te voldoen; wijzigingen in sjablonen en processen worden centraal doorgevoerd en direct toegepast op alle kanalen. Vier voordelen van Exstream Integratie met ERP en CRM Exstream integreert naadloos met ERP‑ en CRM‑systemen zoals SAP, Salesforce en Microsoft Dynamics. Hierdoor kunt u data rechtstreeks uit uw bronsystemen gebruiken om gepersonaliseerde content te genereren. De business rules in Exstream zorgen ervoor dat documenten op basis van bedrijfslogica worden samengesteld en verstuurd. Onboarden zonder IT‑kennis Een van de sterkste punten van Exstream is dat medewerkers zonder technische kennis content kunnen aanpassen en publiceren. Met de Composition Center‑module kunnen marketeers en klantadviseurs zelf hun communicatie creëren en beheren, terwijl IT slechts een ondersteunende rol speelt. Van legacy naar omnichannel Veel organisaties werken nog met verouderde outputsystemen zoals StreamServe. Bij een overstap naar Exstream daalt de Total Cost of Ownership doordat u een cloud‑native platform met een omnichannel‑benadering krijgt. Dit maakt het mogelijk om in één omgeving content te ontwerpen, beheren en publiceren, zonder aparte systemen of handmatige conversies. Duurzame klantrelaties Exstream creëert niet alleen tevreden klanten; het
Exstream als kloppend hart van moderne klantcommunicatie Meer lezen »
Inleiding De European Accessibility Act verwijst naar bestaande technische normen voor digitale toegankelijkheid. Twee standaarden spelen hierbij een hoofdrol: WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines) en EN 301 549. Deze vormen samen het fundament waarop u uw digitale processen kunt toetsen. Wat is WCAG 2.1? WCAG is een internationale standaard die beschrijft hoe digitale content
Technische eisen van de European Accessibility Act: WCAG & EN 301 549 in de praktijk Meer lezen »
Inleiding De European Accessibility Act (EAA) is niet alleen een morele verplichting, maar sinds 2025 ook een juridische. Voor Nederlandse organisaties betekent dit dat digitale toegankelijkheid onderdeel wordt van hun compliancebeleid. Wat houdt compliance in? Compliance met de EAA betekent dat uw organisatie kan aantonen dat digitale documenten, communicatie en processen voldoen aan de Europese
European Accessibility Act – compliance en verplichtingen voor Nederlandse organisaties Meer lezen »
Waarom digitale documenten cruciaal zijn Een groot deel van de digitale toegankelijkheid draait om documenten. Facturen, polisvoorwaarden, offertes en klantbrieven moeten sinds 2025 toegankelijk zijn voor iedereen. Toch is dit vaak een onderbelicht onderdeel van EAA-compliance. De uitdaging Veel organisaties werken met handmatige documentprocessen of verouderde sjablonen. Dat maakt het bijna onmogelijk om consistent toegankelijke
De impact van de European Accessibility Act op digitale documenten en klantcommunicatie Meer lezen »
Inleiding De European Accessibility Act is een richtlijn van de Europese Unie die digitale toegankelijkheid verplicht maakt voor bedrijven en instellingen die digitale diensten aanbieden. Sinds 28 juni 2025 moet iedere organisatie ervoor zorgen dat haar digitale producten en informatie bruikbaar zijn voor alle burgers. Waarom de wet is ingesteld De EAA is ontstaan uit
NL 
EN 