Tegenwoordig beïnvloedt technologie bijna elk aspect van ons dagelijks leven. Daarom is het essentieel dat websites, apps en andere digitale communicatiemiddelen toegankelijk zijn voor iedereen. Digitale toegankelijkheid zorgt ervoor dat alle gebruikers, ongeacht hun fysieke of mentale beperkingen, volledig kunnen deelnemen aan onze digitale samenleving. Concreet betekent dit bijvoorbeeld dat websites leesbaar zijn voor een screenreader (voor blinden en slechtzienden) en makkelijk navigeerbaar zijn (voor mensen die hun armen niet goed kunnen gebruiken).
Wat is de European Accessibility Act ook alweer?
De meeste bedrijven en overheidsorganisaties proberen in hun communicatie zo inclusief mogelijk te zijn, zodat iedereen van hun diensten kan gebruikmaken – ongeacht fysieke of mentale beperking. Ook organisaties die op het punt van toegankelijkheid nog achterlopen, zullen een inhaalslag moeten maken. Want op 28 juni 2025 gaat de European Accessibility Act in, die digitale toegankelijkheid gaat verplichten.
Nu zijn veel bedrijven al druk bezig om digitale obstakels op hun websites en in hun applicatie uit de weg te ruimen. De nieuwe wet richt zich echter ook op documenten die u met klanten deelt – en dat is minder bekend terrein. Denk aan pdf’s met gebruikersinstructies, rekeningafschriften of klantvoorwaarden.
Checklist digitale toegankelijkheid
Zoals we in een eerder artikel uitlegden, bevat de European Accessibility Act zelf geen specifieke regels die documenten moeten volgen. Wel verwijst de wettekst naar de EN 301 549-standaard van de Toegankelijke ICT-Aanbestedingstoolkit (Accessible ICT Procurement Toolkit) – dat op zijn beurt refereert aan de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), versie 2.1. Dit is de industriestandaard voor toegankelijke websites.
In combinatie met onze expertise op het gebied van document management hebben we de WCAG gebruikt om voor u een checklist op te stellen. Hieraan moeten digitale documenten voldoen om voor iedereen toegankelijk te zijn:
- Zorg voor voldoende contrast tussen tekst en achtergrond.
- Gebruik een duidelijk, gemakkelijk leesbaar lettertype en zorg voor een passende lettergrootte.
- Verwerk de titel en taal van het document correct in de metadata. Dit zorgt ervoor dat gebruikers van voorleessoftware weten waar het document over gaat en dat de software de juiste taal kan toepassen.
- Gebruik een logische structuur en geef dit aan met gelabelde onderdelen zoals koppen, lijsten en tabellen in het bronbestand.
- Beschrijf afbeeldingen en grafieken met Alt-tekst, zodat gebruikers van screenreaders begrijpen waar deze over gaan.
- Label velden in tabellen en formulieren, zodat de inhoud duidelijk is bij gebruik van een screenreader.
- Maak navigeren door het document eenvoudig door links, bladwijzers en een inhoudsopgave te gebruiken.
Automated Output Accessibility add-on
Zo, nu weet u hoe uw documenten er binnenkort uit moeten zien. Maar we horen het u al zeggen: hoe ga ik de enorme aantallen documenten die we delen met klanten, snel en foutloos aanpassen aan de nieuwe eisen?
Met de Automated Output Accessibility add-on van OpenText Output Server is dat mogelijk. De documenten worden toegankelijk gemaakt door tabellen, secties, velden en afbeeldingen te identificeren, alternatieve tekst in te voegen en toepasselijke tags toe te passen. Op die manier kunnen ondersteunende technologieën de documenten navigeren en lezen — en maken we de digitale wereld toegankelijk voor iedereen!
