De European Accessibility Act (EAA) geldt sinds 28 juni 2025 voor bedrijven die bepaalde producten en consumentendiensten in de Europese Unie aanbieden. Valt uw dienstverlening binnen de wet, dan moet de volledige digitale klantreis toegankelijk zijn. Dat kan naast een website of app ook gelden voor documenten die onderdeel zijn van de dienst, zoals overeenkomsten, voorwaarden, rekeningoverzichten, facturen en klantbrieven.
Digitale toegankelijkheid vraagt daarom meer dan een eenmalige controle van een website. Ook templates, documentdata, outputformaten en beheerprocessen moeten kloppen. tcf. helpt organisaties om toegankelijke klantcommunicatie structureel in te richten met OpenText Exstream voor klantcommunicatie en oplossingen voor het transformeren van bestaande documentoutput.
Wat verplicht de European Accessibility Act?
De EAA is de Europese Toegankelijkheidsrichtlijn, Richtlijn (EU) 2019/882. Nederland heeft de richtlijn verwerkt in nationale wetgeving. Volgens de uitleg van de Rijksoverheid over toegankelijke producten en diensten controleren toezichthouders sinds 28 juni 2025 of bedrijven aan de regels voldoen.
De wet bestrijkt onder meer e-commerce, consumentendiensten voor elektronisch bankieren, elektronische communicatie, e-books en onderdelen van personenvervoer. De precieze verplichtingen hangen af van uw product, dienst en rol in de keten. Kleine dienstverleners met minder dan tien medewerkers én maximaal twee miljoen euro jaaromzet zijn in bepaalde situaties uitgezonderd. Andere uitzonderingen vragen een aantoonbare beoordeling, bijvoorbeeld wanneer een aanpassing het product fundamenteel verandert of een onevenredige last veroorzaakt.
Een snelle conclusie op basis van alleen bedrijfsomvang is dus riskant. Breng eerst in kaart welke diensten u aanbiedt, via welke kanalen klanten die gebruiken en welke documenten nodig zijn om de dienst af te nemen of te beheren.
Welke digitale communicatie moet u beoordelen?
Begin bij de klantreis, niet bij losse bestanden. Een toegankelijke betaalpagina heeft weinig waarde als de bevestiging of bijbehorende voorwaarden daarna niet bruikbaar zijn met ondersteunende technologie.
- websites, klantportalen en mobiele apps;
- digitale formulieren en identificatieprocessen;
- pdf-documenten, brieven en rekeningoverzichten;
- e-mails met essentiële informatie of bijlagen;
- instructies, voorwaarden en ondersteuningsinformatie;
- documenten die vanuit ERP-, CRM- of polisadministraties worden gegenereerd.
Niet ieder document van ieder bedrijf valt automatisch onder de EAA. De relevante vraag is of de communicatie onderdeel is van een product of dienst waarop de toegankelijkheidsregels van toepassing zijn. Leg die scope vast, inclusief de onderbouwing.
Wanneer is een digitaal document toegankelijk?
Een document moet niet alleen visueel leesbaar zijn. De inhoud moet ook logisch kunnen worden geïnterpreteerd door bijvoorbeeld een screenreader. Dat vraagt om een correcte leesvolgorde, herkenbare koppen, betekenisvolle links, voldoende contrast, tekstalternatieven voor informatieve afbeeldingen en duidelijke labels bij tabellen en formuliervelden.
Bij webcontent worden de Web Content Accessibility Guidelines gebruikt als belangrijk technisch referentiekader. Voor ICT-producten en -diensten speelt ook EN 301 549 een rol. In de praktijk kan daarnaast PDF/UA relevant zijn voor toegankelijke pdf-bestanden. Lees voor de technische vertaling ook de tcf.-uitleg over WCAG en EN 301 549 in de praktijk.
Checklist digitale toegankelijkheid voor bedrijven
1. Bepaal de juridische en functionele scope
Leg vast welke producten, diensten, kanalen en documenten onder de beoordeling vallen. Betrek compliance, legal, communicatie, IT en de proceseigenaren. Gebruik zo nodig specialistisch juridisch advies voor de uiteindelijke toepasselijkheid.
2. Inventariseer alle documentstromen
Maak zichtbaar waar een document wordt samengesteld, welke data wordt gebruikt, welke outputformaten ontstaan en via welk kanaal de klant het ontvangt. Neem zowel hoogvolume-output als minder frequente uitzonderingsbrieven mee.
3. Test templates én echte output
Een correcte template is geen garantie dat ieder geproduceerd document toegankelijk is. Variabele tekst, tabellen, grafieken en ontbrekende brondata kunnen de structuur verstoren. Test daarom representatieve output en uitzonderingssituaties.
4. Herstel structurele fouten bij de bron
Handmatig achteraf repareren schaalt niet bij duizenden of miljoenen documenten. Pas templates, datavelden en transformatieregels aan, zodat toegankelijke output onderdeel wordt van het normale productieproces.
5. Regel eigenaarschap en wijzigingsbeheer
Bepaal wie nieuwe templates beoordeelt, hoe wijzigingen worden getest en waar bevindingen worden vastgelegd. Voeg toegankelijkheid toe aan release- en acceptatiecriteria.
6. Blijf meten
Voer periodieke controles uit en combineer automatische tests met handmatige beoordeling. Een automatische checker vindt veel technische fouten, maar beoordeelt niet altijd of een tekstalternatief betekenisvol is of een leesvolgorde echt begrijpelijk blijft.
tcf. uit de praktijk: toegankelijkheid begint in de documentketen
In zijn artikel over de technische EAA-eisen laat tcf.-specialist Arno Jellema zien waarom organisaties verder moeten kijken dan de zichtbare pdf. Tabellen, secties, velden en afbeeldingen moeten technisch herkenbaar worden gemaakt en van de juiste structuur worden voorzien. Dat inzicht bepaalt de aanpak van tcf.: eerst de documentstromen en bronstructuur begrijpen, daarna pas op schaal transformeren.
Met OpenText Output Transformation Server en de Automated Output Accessibility-functionaliteit kan bestaande output worden geanalyseerd en verrijkt met onder meer tags, structuur en tekstalternatieven. Dit kan veel handwerk voorkomen. De technologie is één onderdeel van de oplossing. Scopebepaling, inhoudelijke kwaliteit, testen en governance blijven nodig om aantoonbaar grip te houden.
Wilt u eerst zelf bepalen waar de grootste risico’s zitten? Gebruik dan de tcf.-checklist voor digitale toegankelijkheid. Wilt u zien hoe tcf. complexe, gepersonaliseerde documentoutput beheersbaar maakt, bekijk dan ook de Exstream-case van Nationale-Nederlanden.
s de European Accessibility Act verplicht voor ieder bedrijf?
Nee. De EAA geldt voor specifieke producten en consumentendiensten. Er bestaat ook een uitzondering voor bepaalde micro-ondernemingen die diensten leveren. Beoordeel uw activiteiten, klantreis en rol in de keten voordat u bepaalt welke verplichtingen gelden.
Sinds wanneer geldt de EAA in Nederland?
De toegankelijkheidsvoorschriften zijn op 28 juni 2025 van toepassing geworden. Nederlandse toezichthouders kunnen sindsdien controleren en bij niet-naleving onder meer waarschuwen of sanctioneren.
Moeten pdf-facturen en klantbrieven toegankelijk zijn?
Dat kan, wanneer deze documenten onderdeel zijn van een dienst die onder de EAA valt. Beoordeel niet alleen het bestand, maar de volledige communicatieketen waarin het document wordt gemaakt, aangeboden en gebruikt.
Is voldoen aan WCAG genoeg voor EAA-compliance?
WCAG is een belangrijk technisch kader, maar de EAA omvat meer dan webcontent. Afhankelijk van de situatie spelen ook EN 301 549, documentstandaarden, producteisen, informatievoorziening en organisatorische borging een rol.
Kan software alle toegankelijkheidsproblemen automatisch oplossen?
Nee. Automatisering kan structuur herkennen, output transformeren en controles opschalen. Menselijke beoordeling blijft nodig voor onder meer betekenis, taal, uitzonderingen en de kwaliteit van tekstalternatieven.
Hoe begint een EAA-traject bij tcf.?
tcf. start met een inventarisatie van documentstromen, templates, brondata, outputformaten en kanalen. Daarna worden risico’s en prioriteiten bepaald en kan een passende oplossing worden ontworpen, getest en beheerd.
Maak digitale toegankelijkheid onderdeel van uw documentproces
Wilt u weten welke klantdocumenten aandacht vragen en hoe u toegankelijke output schaalbaar organiseert? Bespreek uw EAA-vraagstuk met tcf. U krijgt een praktische analyse van de documentketen en een aanpak die past bij uw bestaande OpenText-, SAP- en communicatieomgeving.
