Iedere organisatie die met bedrijfskritieke applicaties werkt, kent het spanningsveld: aan de ene kant de voordelen van een keten die cruciaal is voor de continuïteit, aan de andere kant de kans op verstoringen en incidenten. Johan van Soest, verantwoordelijk voor het Managed Services-aanbod bij tcf., vertelt hoe onze applicatiemanagers rust brengen in uw OpenText-omgeving.
Wanneer een OpenText-omgeving stabiel functioneert, levert deze enorme meerwaarde op voor een organisatie. Documentgeneratie en klantcommunicatieprocessen functioneren betrouwbaar in uw CCM-omgeving en er is nauwelijks handwerk nodig bij factuurverwerking. Een dergelijke stabiele situatie ontstaat echter niet vanzelf – en blijft al helemaal niet vanzelf in stand.
Een nieuwe release van software of platform, veranderende ketenafspraken of wetswijzigingen, wijzigingen in klantomgeving of groei in volumes: allemaal factoren die een ogenschijnlijk stabiel landschap onder druk zetten. Zonder gericht beheer ontstaan langzaam maar zeker verstoringen (onder meer op de koppelvlakken), workarounds en afhankelijkheid van sleutelfiguren binnen uw organisatie.
Groei Managed Services-team
Onder de noemer Managed Services werkt een dedicated team technisch en functioneel applicatiemanagers, ondersteund door platform architecten, bij tcf. dagelijks aan complexe document- en informatieketens. Van maatwerkdocumentstromen op basis van OpenText Communications “Exstream” tot automatische factuurverwerking met VIM for SAP: onze specialisten kennen het landschap van binnenuit.
Sinds begin vorig jaar stuurt Johan van Soest dit team aan, en is hij bezig de afdeling verder te professionaliseren en op te schalen. Hij heeft een indrukwekkende staat van dienst: 15 jaar ervaring in het ontwikkelen en beheren van documentstromen en casemanagementprocessen, onder andere bij overheid en internationale organisaties. “Altijd omgevingen met formele processen en documentstromen en waar wet- en regelgeving een grote rol speelde,” vertelt Johan.
Maak kennis met de tcf.-specialist
Zijn team bestaat uit specialisten met dezelfde drive. Veel OpenText-specialisten willen zichzelf niet tot één organisatie beperken, maar juist complexe, dynamische uitdagingen in verschillende omgevingen aanpakken. Dat is onder andere de reden waarom mensen kiezen voor werken bij tcf. Ook Johan vindt het leuk om te worden ‘ingevlogen’ voor juist die ingewikkelde technische uitdagingen waarvoor expertise nodig is.
Het type specialist dat bij tcf. werkt, heeft een sterke probleemoplossende mindset. Geen brandjes blussen, maar de oorzaak vinden – en permanent oplossen. “Veel organisaties accepteren beperkingen en gaan op basis hiervan in ondersteunende modus,” zegt Johan. “De ambitie en drive om écht door te pakken en structurele oplossingen aan te brengen ontbreekt vaak. Grote, starre IT-dienstverleners zijn dan ook niet mijn type organisatie.”
Johan noemt een voorbeeld: een klant die had geïnvesteerd in Optical Character Recognition (OCR). In de praktijk functioneerde dit nauwelijks; 80% van het werk moest nog steeds handmatig. “In zo’n situatie blijven onze specialisten net zo lang zoeken tot het werkt zoals het hoort.”
5 manieren waarop tcf. rust brengt
Met Managed Services van tcf. haalt u een partner in huis die uw OpenText-omgeving structureel bewaakt, optimaliseert en toekomstbestendig maakt. Zodat u niet meer hoeft te hopen dat het goed gaat, maar erop kunt vertrouwen.
Wij kunnen het beheer van een specifieke OpenText-applicatie overnemen, maar net zo goed de volledige keten. In alle gevallen kunt u rekenen op vijf voordelen die rust in de tent brengen:
1. Minimaliseren incidenten
Een stabiele keten begint bij structurele verbeteringen. Onze specialisten beoordelen configuraties, koppelvlakken met andere systemen, ketenafspraken en onderliggende processen. Waar mogelijk adviseren we verbeteringstrajecten en voeren we deze in samenwerking met de klant door, zodat dezelfde problemen zich niet blijven herhalen.
2. Minder escalaties vanuit de business
Met gestructureerde incident, change en problem management-processen verdwijnen ad hoc oplossingen en handmatige workarounds stap voor stap uit de beheerde omgeving. Uw business kan weer steunen op een betrouwbare keten – met de zekerheid dat er een specialistisch team klaarstaat.
3. Voorspelbare kosten
Wij werken met duidelijke afspraken over beheer, hosting en beheeronderdelen. Door te werken met een vast maandbedrag kan uw organisatie rekenen op een duidelijke kostenstructuur en maximale transparantie. Een basismodel met variabele kosten behoort ook tot de mogelijkheden
Daarnaast voorkomen we onverwachte investeringen door tijdig te signaleren wanneer een softwareomgeving aan vernieuwing toe is (bijvoorbeeld Life Cycle Management) of wanneer grote wijzigingen impact gaan hebben.
4. Een stabiele basis voor verdere digitalisering
Een in beheer name start met een uitgebreide analyse van de uitgangssituatie. Op basis hiervan zal een advies volgen om de omgeving tot rust te brengen.
Door uw bestaande OpenText-omgeving stabiel, veilig en voorspelbaar te maken, ontstaat er rust en ruimte voor modernisering: nieuwe functionaliteit, integraties of automatisering.
5. Geen leverancier, maar partner
Wij werken niet als leverancier op afstand, maar als partner die uw processen van binnenuit begrijpt. Onze specialisten begrijpen uw organisatie en uw keten, weten waar de afhankelijkheden zitten en denken proactief mee over verbeteringen. U hoeft niet steeds opnieuw uit te leggen hoe uw Exstream-, VIM- of documentstromen werken – wij bewegen met u mee.
De specialisten van tcf. signaleren risico’s voordat ze impact hebben, adviseren over optimalisaties en nemen complexe vraagstukken structureel weg. “Zo ontstaat ‘rust in de tent’ gebaseerd op vertrouwen en expertise,” zegt Johan.
Bij de tcf. Managed Services vertrouwen we niet op aannames of goede hoop; we zorgen voor voorspelbaarheid en continuïteit. Om een populaire quote aan te halen: “hope is not a strategy”.
