Facturen zijn de levensader van elk bedrijf; ze vertegenwoordigen niet alleen financiële transacties, maar ook de complexiteit van moderne bedrijfsvoering. Handmatige factuurverwerking is tijdrovend, foutgevoelig en vaak kostbaar. Het is een proces dat niet alleen de financiële afdelingen belast, maar de hele organisatie vertraagt.
De meeste organisaties hebben de keus voor een ERP-oplossing al gemaakt en daarna gaan ze op zoek naar factuurverwerkingssoftware die daarbij past. Omdat het merendeel van de bedrijven met SAP werkt, bekijken we in dit artikel welke oplossing voor factuurafhandeling matcht met deze marktleider. Maar voordat we dat doen, eerst beantwoorden we de vraag waarom het samenwerken tussen SAP en factuurverwerkingssoftware zo nuttig is.
Hoe integreer je automatische factuurverwerking?
SAP kunnen we zien als de backbone van menige organisatie. Op basis van business rules zijn de belangrijkste bedrijfsprocessen vertaald naar de software-inrichting, of het nu gaat om processen rond de financiën, operationele procedures, compliance met wet- en regelgeving of klantrelaties. Op basis van deze regels kan een organisatie haar bedrijfsprocessen automatiseren, standaardiseren en stroomlijnen.
Neem het inkoopproces. Dat begint bijvoorbeeld als een medewerker in SAP een inkoopaanvraag invoert in het systeem. Goedkeuringen kunnen vervolgens worden gegeven met behulp van digitale handtekeningen of goedkeuringsworkflows, wat het proces aanzienlijk versnelt en de compliance verbetert.
Wilt u ook het verwerken van binnenkomende facturen stroomlijnen? Een gespecialiseerde oplossing biedt de meeste meerwaarde. Wel is het aan te raden als dit deel van het proces aansluit op de bestaande afspraken. Met andere woorden, de factuurverwerkingsoplossing moet je gaan koppelen aan het ERP, zodat één workflow met samenhangende business rules ontstaat.
En daar komen we een obstakel tegen. Het integreren van een automatisch factuurverwerkingssysteem met een bestaande ERP-oplossing kan complex zijn en vereist vaak maatwerk. Gelukkig hebben ze daar bij SAP iets op bedacht: de SAP Solution Extensions.
Geen gedoe of maatwerk
Daarbij gaat het om third party oplossingen die SAP heeft gekwalificeerd, getest en gevalideerd om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de juiste normen voor beveiliging, toegankelijkheid, functionele correctheid, prestaties en schaalbaarheid. Kortom, het zijn oplossingen die naadloos op uw bestaande SAP-systeem aansluiten. Zonder maatwerk of ander gedoe.
Dé solution extension op het gebied van factuurverwerking is naar onze bescheiden mening OpenText Vendor Invoice Management (VIM). Deze oplossing biedt de mogelijkheid om facturen goed te keuren voordat ze in SAP worden aangemaakt. Het goedkeuringssysteem is eenvoudig configureerbaar en zeer aanpasbaar, met de mogelijkheid voor goedkeuring op meerdere niveaus. Handig: VIM maakt gebruik van vooraf geconfigureerde processen voor SAP-documenttypen, zoals verkooporders, overschrijvingsadviezen, leveringsbewijzen en facturen op basis van best pratices uit de branche.
VIM en SAP in de praktijk: Hans Anders
Wij hebben Hans Anders begeleid bij het implementeren van VIM. De opticienketen werkte al met SAP, maar in combinatie met factuurverwerkingsoplossing D3. Door de implementatie van VIM zijn ze nu al het papierwerk kwijt; alle facturen gaan in VIM direct de workflow in.
Daarnaast was de implementatie een mooi moment om de huidige werkprocessen binnen de organisatie tegen het licht te houden. Dankzij VIM zijn de doorlooptijden van de facturen beheersbaar en kan de business de facturen eenvoudig goedkeuren. De gebruiksvriendelijkheid is groot, zo kunt u lezen in dit klantverhaal over Hans Anders.
Aan de slag met automatische factuurverwerking
In een wereld die steeds sneller en digitaler wordt, is het automatiseren van factuurverwerking niet langer een luxe, maar eerder een noodzaak voor moderne bedrijven. Het bespaart niet alleen kostbare tijd en middelen, maar opent ook de deuren naar een efficiëntere, nauwkeurigere en transparantere financiële operatie.
Zet de volgende stap in het stroomlijnen van het factuurverwerkingsproces! Neem contact met ons op voor meer informatie of een advies op maat. Een van onze medewerkers zal u graag verder helpen.
