Factuurverwerking stopt niet bij de registraties in SAP. Uw medewerkers moeten aanvullende documentatie kunnen vinden, contractvoorwaarden kunnen raadplegen en audittrails kunnen aantonen. Door OpenText Extended ECM en Core Archive te koppelen aan VIM creëert u één digitale werkplek waar alle relevante informatie automatisch samenkomt. Op deze pagina leest u hoe deze integratie werkt en welke voordelen u behaalt.
Koppeling met Extended ECM
Extended ECM vormt de ruggengraat van uw documentbeheer. Wanneer een leverancier een factuur verstuurt, wordt het document via OCR herkend en geclassificeerd. Vervolgens wordt het opgeslagen in Extended ECM, waarbij metadata zoals leverancier, bedrag en bestelnummer automatisch worden meegestuurd. In VIM wordt een link naar het document opgenomen zodat factuurverwerkers met één klik de originele factuur, bestelbon of contract kunnen openen. Hierdoor hoeft u nooit meer te zoeken naar e-mails of papieren kopieën.
Core Archive voor duurzaam bewaren
Veel organisaties moeten facturen en bijlagen jaren bewaren vanwege wet- en regelgeving. Core Archive is een betrouwbare opslaglocatie binnen de OpenText-suite. Documenten worden onveranderbaar opgeslagen en zijn voorzien van een audittrail. Door VIM te koppelen aan Core Archive slaat u de digitale factuur direct op in een gecertificeerde omgeving. Daarmee voldoet u aan compliance-eisen en vermindert u de opslagkosten van papieren archieven.
Meer dan alleen facturen
VIM kan veel meer dan alleen facturen verwerken. Ook orderbevestigingen, pakbonnen, verkooporders en betaalnotificaties worden automatisch herkend en gearchiveerd. Extended ECM zorgt ervoor dat al deze documenten met elkaar in context staan. Zo ziet een inkoper in één overzicht welke documenten bij een bestelling horen en kan hij openstaande acties sneller afhandelen. Dit leidt tot minder fouten en betere samenwerking tussen afdelingen.
Toegang via Fiori en mobiele apps
Alle documenten en workflows zijn beschikbaar via de Fiori-interface in SAP en via mobiele apps. Medewerkers keuren facturen goed of raadplegen orderinformatie onderweg. De gebruiksvriendelijke interface zorgt voor een hoge adoptie en verkleint de afhankelijkheid van papieren dossiers. Bovendien kunt u rechten gedetailleerd beheren, zodat alleen bevoegde personen toegang hebben tot gevoelige informatie.
Meer weten?
Bekijk de pagina over automatische factuurverwerking voor alle ins en outs. Wilt u weten hoe Extended ECM en Core Archive passen binnen uw organisatie? Neem dan contact op voor een advies op maat.
