NL 
EN 
Een groot deel van de problemen rond factuurverwerking ontstaat niet bij de factuur zelf, maar in het voorafgaande inkoopproces. Ontbrekende bestelreferenties of afwijkende hoeveelheden leiden tot mismatches en vertraging. Door een sterk procure-to-pay (P2P) proces te koppelen aan uw automatische factuurverwerking in SAP worden deze fouten drastisch verminderd. Zo zorgt u ervoor dat bestellingen, ontvangstregistraties en facturen op elkaar aansluiten, waardoor facturen automatisch gematcht kunnen worden en handmatige correcties afnemen.
Waarom procure-to-pay cruciaal is voor factuurverwerking
Een goed ingericht P2P-proces zorgt voor eenduidige data. In SAP VIM worden facturen automatisch gekoppeld aan inkooporders en ontvangstregistraties. Wanneer deze match klopt, kan de factuur direct worden geboekt zonder tussenkomst van medewerkers. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten. In onze blog over efficiënte factuurverwerking leest u hoe deze integratie werkt.
Automatische matching en workflows
SAP VIM gebruikt matchingregels om facturen te koppelen aan orders. Zijn de order- en ontvangstdata correct ingevoerd, dan loopt de factuur automatisch door de workflow. Alleen bij afwijkingen is handmatig ingrijpen nodig. Hierdoor kunnen finance-teams focussen op uitzonderingen in plaats van dagelijks dezelfde controletaken te doen. Bij Hans Anders zorgde een goede P2P-inrichting ervoor dat facturen sneller werden verwerkt en dat gebruikers minder handmatige correcties hoefden uit te voeren.
Praktijkcase: Hans Anders
Tijdens de implementatie bij Hans Anders bleek een goede koppeling tussen inkoop en factuurverwerking essentieel. In het verleden leidden incomplete orders tot veel handmatig werk en vertragingen. Door P2P-processen te stroomlijnen en deze te koppelen aan SAP VIM, worden facturen nu direct gematcht en verwerkt. Bovendien is de software aangevuld met maatwerk om ontbrekende functionaliteiten op te vangen. Het resultaat: een stabiel proces dat 24/7 doorloopt.
Kansen en optimalisatie
Minder mismatches
Duidelijke bestelreferenties en ontvangstregistraties voorkomen dat facturen worden afgewezen.
Snellere goedkeuring
Automatische matching zorgt voor snelle workflows en minder wachttijd.
Minder correcties
Standaardisering van P2P-processen vermindert handmatige correcties en dus de kans op fouten.
Beter overzicht
Koppeling met SAP geeft real-time inzicht in de status van facturen en bestellingen.
Wat is procure-to-pay precies?
P2P is het volledige proces van bestelling tot betaling. Het omvat bestellen, ontvangen, registreren en facturen verwerken.
Waarom ontstaan mismatches?
Mismatches ontstaan wanneer order-, ontvangst- en factuurdata niet overeenkomen. Dit kan komen door foutieve aantallen, ontbrekende bestelreferenties of late registratie.
Hoe lost VIM mismatches op?
Door facturen automatisch te matchen met orders en ontvangsten. Alleen afwijkingen komen in een aparte workflow terecht, zodat u gericht kunt controleren.
Is P2P alleen relevant voor grote organisaties?
Nee, ook kleinere bedrijven profiteren van een gestroomlijnd P2P-proces. Vooral bij groeiende volumes voorkomt u veel handmatig werk.
Wat levert P2P-integratie op?
Een snellere factuurverwerking, minder fouten en betere samenwerking tussen finance en inkoop. Daarnaast ontstaat er meer overzicht in uitstaande verplichtingen en cashflow.
Klaar voor de volgende stap
Als u nog steeds veel tijd kwijt bent aan het matchen van facturen met bestellingen, is het tijd om te investeren in een robuust P2P-proces. Wij helpen u graag met een nulmeting en advies op maat, zodat u direct ziet waar de grootste winst te behalen is.
