NL 
EN Grenzeloos zakendoen:
de ins en outs van ‘VAT in the Digital Age’
Wat betekent dit pakket voor de inrichting van uw processen en applicaties? En waar moet u eigenlijk beginnen?
Inleiding
- Leestijd: 15 minuten
- Auteur: Arno Jellema
- Categorieën: Automatische factuurverwerking, Internationaal zakendoen, ViDA
Doet uw bedrijf zaken over de grens? Lees dan snel verder. Afgelopen maart hebben alle 27 EU-lidstaten unaniem ingestemd met het voorstel VAT in the Digital Age (ViDA). Daarmee is het startsein gegeven voor een ingrijpende modernisering van de Europese btw-wetgeving. Op deze pagina delen we alle ins en outs over ViDA.
Op deze pagina
Wat is ViDA?
Nederland, handelsland! We zijn volgens het CBS de derde exporteur van goederen en diensten van de EU-landen. Alleen Duitsland en Frankrijk zijn grotere exportlanden. Veel Nederlandse bedrijven zijn dan ook internationaal gericht. Wellicht heeft u collega’s van de afdeling Finance wel eens horen klagen over ingewikkelde btw-aangiftes, op basis van uiteenlopende belastingregimes. Dat was al lastig, maar door het ingaan van VAT in the Digital Age (ViDA) wordt het nog een stuk ingewikkelder.
ViDA is een reeks maatregelen om het btw-systeem van de EU te moderniseren. Dit moet de belastingheffing onder meer fraudebestendiger maken. Het middel dat daarvoor is gekozen: verdergaande digitalisering.
ViDA is van toepassing op alle ondernemingen die goederen of diensten verkopen binnen de Europese Unie, ongeacht of ze gevestigd zijn in een EU-lidstaat of elders. Op 11 maart 2025 hebben alle 27 EU-lidstaten unaniem ingestemd met het voorstel.
Wat zijn de drie pijlers van ViDA?
Real-time btw-rapportage via e-facturering
Vanaf 1 januari 2028 wordt e-facturatie de standaard binnen de EU; papieren facturen mogen alleen nog in uitzonderingsgevallen. Zonder overleg met de afnemer of fiscus mogen bedrijven een uniforme e-factureringsstandaard toepassen.
Real-time rapportage vervangt de EU-leverancierslijst. Voortaan moet u transacties binnen twee werkdagen na facturatie digitaal melden. Dit geldt ook voor B2B-diensten met verleggingsregeling. Bovendien moet u facturen binnen twee werkdagen na het belastbare moment uitreiken.
Nieuwe btw-regels voor de platformeconomie
Digitale platforms zoals Airbnb, Uber, Amazon en eBay krijgen een grotere rol in de btw-heffing. De EU introduceert het zogeheten ‘geacht leverancier-regime’. Dat betekent dat platforms verantwoordelijk worden voor het innen en afdragen van btw, als hun gebruikers dat niet doen (zoals kleine ondernemers of particulieren). Dit geldt vooral voor de short-stay sector (zoals vakantieverhuur) en personenvervoer.
Eén enkele btw-registratie voor de hele EU
De bestaande One Stop Shop (OSS) wordt uitgebreid, zodat bedrijven eenvoudiger handel kunnen drijven in meerdere EU-landen zonder zich overal apart te hoeven registreren. Deel van deze ViDA-pijler is een verplichte verleggingsregeling voor B2B-leveringen vanuit derde landen, om het aantal btw-registraties terug te dringen.
Welke fasen doorloopt de implementatie van ViDA?
Wat zijn de regels per land?
De implementatie van ViDA verloopt in fasen tussen 2025 en 2035. Hoewel de Europese Unie een algemeen tijdschema heeft vastgesteld, hebben lidstaten enige flexibiliteit in de uitvoering. Klik op de vlag van het land om te weten te komen hoe ver het is met de implementatie.
Wat betekent ViDA voor uw bedrijf?
ViDA belooft het werk van financiële afdelingen eenvoudiger en efficiënter te maken. Op de lange termijn betekent dat: minder handmatige verwerking, realtime inzicht in btw-verplichtingen en minder administratieve lasten. Maar voordat het zover is, vraagt ViDA de nodige voorbereiding. Wat gaat er voor uw bedrijf veranderen?
Real-time rapportageverplichtingen
In plaats van periodieke btw-aangiftes moet u straks vrijwel realtime factuurgegevens aan de belastingdiensten van diverse landen rapporteren. Dat vraagt om een flinke aanpassing van het administratieve proces. Zo moet u e-facturen binnen strikte tijdslimieten verzenden, wat vraagt om nauwkeurige en snelle verwerking.
Daarnaast zijn directe koppelingen nodig tussen ERP-systemen en de platforms van overheden om gegevens automatisch en foutloos uit te wisselen. Doordat er minder ruimte is voor correcties achteraf, kunnen kleine fouten bovendien sneller leiden tot sancties of boetes. Een nauwkeurige inrichting van processen en systemen is dus cruciaal.
Uiteenlopende standaarden en spelregels
Facturen in PDF of op papier worden onder ViDA vrijwel volledig afgeschaft. Bedrijven die nog met hybride processen werkten, moeten hun hele facturatieproces digitaliseren, inclusief: automatische factuurverwerking (voor inkomende facturen) en digitalisering van klantprocessen (voor uitgaande facturen). Hoewel ViDA bedoeld is om btw-regels te harmoniseren, blijven lidstaten deels vrij in hoe ze e-rapportage en e-facturatie implementeren. Dat betekent dat internationaal actieve bedrijven de komende jaren rekening moeten houden met verschillende deadlines, platforms en standaarden per land.
Impact op software en processen
Om te voldoen aan de ViDA–vereisten, moeten bedrijven hun softwarelandschap aanpassen aan nieuwe normen voor elektronische facturatie en realtime btw-rapportage. Vaak gaat het om een investering in nieuwe applicaties of het uitbreiden van bestaande ERP- of factureringssoftware met ViDA-compatibele modules. Zorg ook voor adequate training van personeel en pas interne processen aan om te voldoen aan de nieuwe verplichtingen.
De basis op orde met tcf.
Om te voldoen aan de ViDA-vereisten, moeten bedrijven hun softwarelandschap grondig herzien en aanpassen aan de nieuwe normen voor elektronische facturatie en realtime btw-rapportage. Dit gaat verder dan alleen technische upgrades: het raakt de kern van de administratieve en fiscale processen binnen een organisatie.
Bij de overgang naar ViDA is het cruciaal om eerst de basis op orde te krijgen, zowel op softwaregebied als procesmatig. Zonder die fundering loopt u bij realtime btw-rapportage al snel tegen problemen aan. Wij denken graag met u mee over de beste oplossing voor uw specifieke bedrijf. Wat ook uw uitdaging is, wij zorgen dat u klaar bent voor ViDA!
