Denk je dat je factuurverwerkingssoftware volledig compliant is? Lees dan zeker verder. Want de EU introduceert regelgeving die e-facturering tussen bedrijven verplicht maakt. Wat is de status van het actieplan “VAT in the Digital Age” en wat betekent dit voor jouw bedrijf? En, nog belangrijker, is jouw factuurverwerkingssoftware up-to-date?
Afgelopen maart arresteerde het Europese Openbaar Ministerie in België vier verdachten en voerde tien zoekopdrachten uit in een operatie met de naam “Silk Road”. Een crimineel netwerk zou minstens 303 miljoen euro aan belastingen hebben ontdoken via de havens van Zeebrugge en de luchthaven van Luik.
De verdenkingen omvatten vervalsing, witwassen van geld en deelname aan een criminele organisatie. Tijdens het onderzoek werden meer dan duizend euro aan elektronische apparaten, vier auto’s en ongeveer tien bankrekeningen in beslag genomen.
Het Belgische platform RetailDetail merkte op over deze zaak: “Het gaat nochtans niet om een grote drugsvangst, maar om e-commercehandelaars uit China.”
De zwendel werkte als volgt: jarenlang ontdoken Chinese exporteurs Belgische invoerbelastingen door te verklaren dat consumentenproducten (zoals elektronische apparaten, speelgoed en accessoires) bedoeld waren voor andere EU-lidstaten. Deze verklaring onthief hen van de Belgische BTW. Een veelvoud aan frontbedrijven in Frankrijk, Duitsland, Hongarije, Italië, Polen en Spanje vergemakkelijkte deze ontduiking met valse facturen en vervalste transportdocumenten. Soms stalen ze zelfs de identiteit van legitieme bedrijven zonder hun medeweten.
Wat is “VAT in the Digital Age” (ViDA)?
Nieuwsverhalen zoals deze benadrukken de omvang van BTW-fraude vandaag de dag. Deze vorm van georganiseerde misdaad verhoogt de financiële last voor eerlijke bedrijven en belastingbetalers. Voldoende reden voor de Europese Commissie om een plan te presenteren om deze fraude te bestrijden.
Op 8 december 2022 presenteerde de Europese Commissie “VAT in the Digital Age” (ViDA) als een reeks maatregelen om het BTW-systeem van de EU te moderniseren. Het nieuwe systeem moet beter werken voor bedrijven en hen weerbaarder maken tegen fraude. Het middel dat daarvoor is gekozen is verdergaande digitalisering. ViDA is van toepassing op alle ondernemingen die goederen of diensten verkopen binnen de Europese Unie, ongeacht of ze gevestigd zijn in een EU-lidstaat of elders.
“VAT in the Digital Age” in een notendop
Na de publicatie op 8 december 2022 was het wetsvoorstel van de Europese Commissie oorspronkelijk bedoeld voor lancering tussen 2024 en 2028. Omdat er echter geen consensus was over ViDA, wordt verwacht dat de implementatie wordt uitgesteld. De maatregelen zullen naar verwachting op zijn vroegst op 1 januari 2025 van kracht worden.
Wat houden deze maatregelen specifiek in? Het ViDA-voorstel omvat drie pijlers:
- Verplichte digitale rapportage
Bedrijven moeten e-facturen binnen twee dagen na uitgifte melden. Hoewel alle nieuwe voorschriften voor e-facturering de Europese standaard voor e-invoicing en e-reporting moeten toestaan, lijkt het meest recente ViDA-voorstel deze standaarden optioneel te maken voor de lidstaten.
Het voorstel stelt voor om de deadline voor het rapporteren van intracommunautaire transacties, berekend op basis van de boekingsdatum in plaats van de uitgiftedatum, te verlengen van twee naar tien dagen. Het indienen van periodieke EU Sales Listings is niet langer nodig. Een andere significante verandering in het nieuwste voorstel is dat lidstaten hun binnenlandse e-reporting regimes kunnen handhaven, zelfs als ze afwijken van het model van het ViDA-voorstel.
Daarnaast zullen, vanwege veiligheids- en privacy-overwegingen, het IBAN-nummer van de leverancier en het tijdstip van betaling geen deel uitmaken van de informatie die gerapporteerd moet worden.
- Nieuwe leveranciersregels voor platforms
De volgende aanpassingen gaan waarschijnlijk in op 1 januari 2026. De aansprakelijkheid van platforms die leveringen van goederen in de Europese Unie vergemakkelijken, geldt voor alle B2C- en B2B-leveringen ongeacht de locatie van de leverancier. Platforms die B2C-afstandverkopen van ingevoerde goederen aanbieden moeten BTW rapporteren via de Import One Stop Shop (IOSS).
Daarnaast dienen platforms die kortdurende accommodatie- en transportdiensten faciliteren, de BTW te rapporteren en informatie te verstrekken en op te slaan voor deze diensten, zelfs wanneer de feitelijke leverancier niet aansprakelijk is voor het afdragen van BTW. Tot slot wordt ook de drempel voor de huurtermijn waarbij de platformfictie van toepassing is, verlaagd van 45 naar 31 dagen.
- Enkele BTW-registratie
ViDA beoogt de nalevingslasten van de BTW te verminderen door bedrijven toe te staan zich te registreren voor de BTW in één lidstaat. Dit betekent onder meer dat vanaf 1 januari 2026 de vereenvoudiging voor voorraad op afroep niet langer kan worden toegepast. Het One Stop Shop (OSS)-systeem wordt uitgebreid om de bewegingen van eigen goederen en alle soorten B2C-verkopen te dekken, inclusief grensoverschrijdende verkoop van tweedehands goederen. Lidstaten moeten een lokale verleggingsregeling toestaan voor niet in de lidstaat gevestigde bedrijven, zodat deze zich kunnen registreren en desgewenst lokale BTW kunnen afdragen.
De prijs van niet-naleving
We begrijpen dat onze lezers allemaal voor gerenommeerde bedrijven werken, maar wat gebeurt er als je onbedoeld niet voldoet aan de ViDA-regels? Hierover is nog relatief weinig gepubliceerd, maar in geval van niet-naleving moet je overwegen dat je mogelijk wordt gezien als een organisatie die belastingwetten ontduikt. Afhankelijk van het betreffende land kan dit leiden tot verschillende strafregimes. In Nederland zal het meest waarschijnlijke resultaat een boete zijn.
Bedenk ook of – en hoe – jouw factuurverwerkingssoftware kan omgaan met de nieuwe regels. In het slechtste geval voldoet de huidige configuratie mogelijk niet meer, waardoor jouw organisatie blootstaat aan mogelijke boetes en reputatieverlies. Wellicht is ook een terugkeer naar handmatige verwerking van bepaalde processen nodig. Tijd om de eerste stappen te nemen met betrekking tot ViDA!
Business rules voor nieuwe regelgeving
Hoewel de ViDA-tijdlijn onzeker blijft, hebben tal van EU-lidstaten al e-compliance-verplichtingen aangekondigd vóór de verwachte uitrol van ViDA. Als gevolg hiervan moeten bedrijven proactief hun geografische footprint beoordelen, locaties identificeren waar e-compliance-implementaties gaande zijn, en hun factureringsprocessen dienovereenkomstig onderzoeken.
De juiste configuratie van business rules is essentieel. Op basis van deze regels worden de belangrijkste bedrijfsprocessen vertaald naar de softwareconfiguratie, of deze processen nu betrekking hebben op financiën, operationele procedures, klantrelaties of naleving van wetten en voorschriften – zoals ViDA.
Als de bedrijfsregels correct zijn geïmplementeerd in de software, neemt een oplossing zoals OpenText’s Vendor Invoice Management (VIM) veel van de werklast van jouw medewerkers over. Dit geavanceerde systeem heeft functionaliteiten voor het archiveren en beheren van facturen gedurende de vereiste retentieperioden. Het ondersteunt ook belastingregels en tarieven in verschillende rechtsgebieden; de software berekent automatisch belastingen op basis van geleverde goederen of diensten en de locatie van de transactie. Met andere woorden, je zult semi-automatisch een audittrail creëren die voldoet aan ViDA.
Een cruciale factor voor het succes van VIM is samenwerken met een softwareleverancier die expertise heeft op het gebied van naleving van wetten en voorschriften, en met name de specifieke vereisten van hun rechtsgebieden en branches. Door een oplossing zoals VIM correct te configureren, inclusief het inregelen van de business rules, kunnen bedrijven zorgen voor naleving van wetgeving en het risico op boetes en juridische problemen minimaliseren.
Als je meer wilt weten over de mogelijkheden die innovatieve factuurverwerkingssoftware biedt, lees dan onze gloednieuwe whitepaper met details over de nieuwste ontwikkelingen. Download jouw exemplaar hier: Zo wordt automatische factuurverwerking nóg slimmer.
