Automatische factuurverwerking: dat proces kan slimmer!
Handmatige factuurverwerking is tijdrovend, foutgevoelig en vaak kostbaar. Het is een proces dat niet alleen de financiële afdelingen belast, maar de hele organisatie vertraagt. Inmiddels hebben bijna alle grotere organisaties de factuurstroom gedigitaliseerd.
De voordelen van automatische factuurverwerking zijn glashelder: processen zijn gestroomlijnd en gestandaardiseerd, zodat er minder (foutgevoelig) handwerk nodig is. Maar: inmiddels is het tijd voor de volgende stap, met nóg meer besparingen en snelheid…
De afgelopen jaren zijn ontwikkelaars druk bezig geweest om factuursoftware slimmer en sneller te maken. Op deze pagina zetten we een aantal van die innovaties in het zonnetje. Wellicht inspireren ze ook u om uw bedrijfsprocessen efficiënter in te richten!
Op deze pagina:
Geautomatiseerde facturen: 4 obstakels
Leveranciers van factuurverwerkingssoftware beloven doorgaans enorme voordelen en functionaliteiten aan hun klanten, van meer inzicht tot een proces dat bijna automatisch verloopt. In de dagelijkse praktijk vallen deze beloften nog wel eens tegen. Zeker wie software van nog maar enkele jaren oud gebruikt, loopt vaak al tegen grenzen aan. Welke oorzaken kunnen de factuurstroom laten stokken?
De facturen kloppen niet of zijn onvolledig
Elke financiële afdeling heeft ermee te maken: niet alle ontvangen facturen zijn van goede kwaliteit. Soms ontbreken cruciale gegevens of bevat de factuur fouten. Ook gebeurt het dat facturen in verschillende formaten worden ontvangen, zoals papieren documenten, pdf’s, e-mails of elektronische gegevensuitwisseling.
Hoezo automatisering?
Factuurverwerking gaat vaak gepaard met complexe workflows, die elementen kan omvatten als: meerdere goedkeuringsniveaus, complexe boekhoudkundige regels, diverse soorten facturen (bijvoorbeeld inkoopfacturen, onkostennota’s of creditnota’s), goedkeuringen, budgetten en betalingsvoorwaarden.
De software kent de wet niet
Sinds de aanschaf van uw softwareoplossing is er wellicht al veel veranderd op het gebied van wet- en regelgeving. In het slechtste geval voldoet de inrichting niet meer en bent u als organisatie niet compliant. Dit kan boetes en reputatieverlies tot gevolg hebben. Ook kan het voorkomen dat sommige processen toch weer handmatig moeten worden opgepakt.
Deze wetgeving gaat ook uw werk raken
De European Accessibility Act schrijft voor dat de documenten die u met klanten deelt leesbaar zijn voor screen readers.
Lees hier meer over de European Accessibility Act.
‘VAT in the Digital Age’ is Europese regelgeving die die e-facturering tussen bedrijven verplicht maakt.
Lees hier meer over ViDA.
De ERP-koppeling is matig
De meeste organisaties hebben de keus voor een ERP-oplossing al gemaakt – in de meeste gevallen SAP – en daarna gaan ze op zoek naar factuurverwerkingssoftware. Als de systemen niet goed samenwerken, is dat een gemiste kans: het leidt tot dubbel werk, de kans op fouten wordt groter en kostbare maatwerkontwikkeling ligt op de loer…
Komen deze uitdagingen u bekend voor? Geen paniek!
Geautomatiseerde facturen: 4 innovaties
Succesvolle softwarebedrijven luisteren naar hun klanten. De hierboven besproken obstakels hebben ook de grote softwarehuizen bereikt. Hun knappe koppen komen geregeld met nieuwe features, die aansluiten op de behoeften van klanten. Laten we de 4 besproken obstakels nog eens onder de loep nemen en bekijken hoe innovatieve software hier een antwoord op formuleert.
Nooit meer handmatig invoeren
Als een factuur als een pdf of op papier wordt aangeleverd, moet deze worden ingelezen om te kunnen worden verwerkt. Vroeger gebeurde dit handmatig; dat kostte veel tijd en was foutgevoelig. Tegenwoordig hebben we optical character recognition (OCR), of in het Nederlands: optische tekenherkenning. Dat is een transformatie waarbij de tekst uit een afbeelding wordt omgezet in bewerkbare tekst. Dankzij AI wordt de techniek achter OCR steeds beter. Zelfs handgeschreven krabbels zijn tegenwoordig om te zetten in getypte tekst!
Steeds intelligentere workflows
Het goed inregelen van workflows is een voorwaarde voor een goed functionerend factuurverwerkingssysteem. Neem het Purchase-to-Pay–proces. Daarbij wordt de hele keten van bestelaanvraag, inkoop en levering tot en met het (automatisch) betalen van de factuur bedoeld. Als dit goed is ingericht, wordt er alleen besteld wat vooraf is afgesproken en hoeft de financiële administratie nauwelijks nog handmatig werk te verrichten. Ook het coderen van facturen kan steeds meer op de automatische piloot.
Software die bij de tijd is
Wilt u voldoen aan wet- en regelgeving als ‘VAT in the Digital Age (ViDA)’? Op het gebied van compliancy is er steeds meer mogelijk bij het inrichten van factuurverwerkingssoftware. Up-to-date systemen hebben functies voor het archiveren en beheren van facturen gedurende de vereiste bewaartermijnen. Ook kunnen belastingregels en -tarieven in verschillende rechtsgebieden worden ondersteund; de software berekent automatisch belastingen op basis van de geleverde goederen of diensten en de locatie van de transactie.
Geen gedoe of maatwerk
Het integreren van een automatisch factuurverwerkingssysteem met een bestaande ERP-oplossing kan complex zijn en vereist vaak maatwerk. Gelukkig hebben ze daar bij SAP iets op bedacht: de SAP Solution Extensions. Daarbij gaat het om third–party oplossingen die SAP heeft gekwalificeerd, getest en gevalideerd om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de juiste normen voor beveiliging, toegankelijkheid, functionele correctheid, prestaties en schaalbaarheid. Dé solution extension op het gebied van factuurverwerking is OpenText Vendor Invoice Management.
VIM + implementatiepartner = succes
Vendor Invoice Management (VIM) zien wij als de leidende oplossing voor het beheren en verwerken van facturen. Vooraf geconfigureerde regels, rollen en acties zorgen ervoor dat de ontvangst en inboeking van facturen volledig worden geautomatiseerd. Verder helpt VIM ook met het bijhouden en verwerken van de orderbevestigingen, leveringsbewijzen, verkooporders en overschrijvingen.
Organisaties blijven in elk stadium compliant door vooraf geconfigureerde regels, rollen en acties.
Implementaties zonder gedoe
Het succes van VIM staat of valt met de juiste implementatie. Met meer dan 15 jaar ervaring is tcf. dé specialist in het implementeren van OpenText-oplossingen binnen SAP-omgevingen. Geheel in lijn met de best practices van SAP volgen we de SAP Activate Methodology om VIM naadloos op bestaande of nieuwe SAP-omgevingen te laten aansluiten.
Een van onze specialismes is het implementeren van business rules. Door onze ervaring in de meest uiteenlopende branches, elk met hun eigen processen en compliancy-regels – weten we zowat iedere afspraak binnen uw bedrijf te vertalen naar een software-regel. Het resultaat: gestroomlijnde en gestandaardiseerde processen, maar dan écht. Dus zonder dat uw medewerkers alsnog handmatig taken moeten uitvoeren.
