NL 
EN 
Een succesvolle implementatie van Vendor Invoice Management gaat verder dan technische installatie. Het vraagt om veranderbeheer, gebruikersacceptatie en een goede samenwerking tussen IT en finance. Vanuit tientallen projecten heeft tcf. een aantal best practices ontwikkeld die we graag met u delen. Op deze pagina ontdekt u hoe u snel en met minimale risico’s de overstap maakt naar geautomatiseerde factuurverwerking.
Betrek key users vanaf het begin
Bij zowel Hans Anders als Boels Rental bleek het betrekken van de sleutelgebruikers van doorslaggevend belang. Door hen vroegtijdig te betrekken bij workshops en procesanalyses ontstaat draagvlak en worden concrete verbeterpunten zichtbaar. Deze input helpt om workflows logisch in te richten en uitzonderingen goed af te handelen. Bovendien fungeren key users later als ambassadeurs binnen de organisatie.
Werk in iteraties en lever snel resultaat
In de case van Nationale Nederlanden leverde tcf. in zeven dagen de eerste vijf documentstromen op. Daarna volgden in vijftien dagen nog vijftien stromen. Door deze iteratieve aanpak ziet de organisatie snel resultaat en kan er direct worden bijgestuurd. Uitgestelde opleveringen met een ‘big bang’ werken minder goed; ze zorgen voor langere wachttijden en minder inzicht in voortgang.
Kies voor standaard waar mogelijk, maatwerk waar nodig
VIM is een SAP Solution Extension en biedt gestandaardiseerde processen voor herkenning, workflows en rapportage. Waar mogelijk blijft u bij deze standaardconfiguraties om onderhouds- en upgradekosten laag te houden. Toch hebben sommige organisaties specifieke wensen – denk aan branchespecifieke velden of extra controles. In zulke gevallen ontwikkelt tcf. maatwerk met behoud van upgradebaarheid. In het project van Hans Anders kostte dit enkele maanden extra, maar het resultaat sloot perfect aan op hun behoefte en werd zonder problemen opgenomen in latere updates.
Investeer in training en support
Een systeem is pas succesvol als mensen ermee willen en kunnen werken. tcf. verzorgt trainingen voor finance, inkoop en IT zodat iedereen weet hoe de workflow eruitziet en welke uitzonderingen er zijn. Daarnaast is er nazorg door middel van een supportdesk en kennisdeling. Hierdoor kunnen nieuwe medewerkers snel instromen en blijft de productiviteit hoog.
Monitor en optimaliseer
Na de livegang is het belangrijk om KPI’s te definiëren en regelmatig te monitoren: doorlooptijd per factuur, aantal uitzonderingen, en percentage automatisch geboekte facturen. Met behulp van tools als Invoice Capture Analytics identificeert u verbeterpunten en kunt u processen aanpassen. Zo blijft de investering renderen en houdt u grip op uw administratie.
Meer weten?
Wilt u sparren over een implementatieplan voor VIM? Lees de case van Hans Anders of de case van Boels Rental en neem vervolgens contact op om uw situatie te bespreken.
