Automatische factuurverwerking met VIM: van facturen naar inzicht 

Handmatig facturen verwerken is omslachtig. U bent tijd kwijt aan het handmatig overtypen van gegevens, zoekt naar goedkeuringen en hebt geen realtime overzicht. Vendor Invoice Management (VIM) voor SAP brengt daar verandering in. Met digitale verwerking van uw inkoopfacturen – van ontvangst tot inboeking – bespaar je kostbare uren en minimaliseert u fouten. In deze gids leest u hoe VIM werkt, welke voordelen het biedt en waarom het meer is dan alleen factuurverwerking. 

Wat is Vendor Invoice Management?

Vendor Invoice Management is de slimme softwarelaag bovenop SAP waarmee u inkomende facturen automatisch verwerkt. Op basis van vooraf ingestelde regels, rollen en acties worden facturen ontvangen, gevalideerd en geboekt zonder dat u handmatig hoeft in te grijpen. VIM is ontwikkeld door OpenText en sluit naadloos aan op uw bestaande SAP‑omgeving; het is configureerbaar en ondersteunt goedkeuring op meerdere niveaus. Hierdoor kunt u uw facturen efficiënt beheren én bewaken. 

Meer dan alleen facturen 

VIM beperkt zich niet tot facturen. De oplossing helpt ook bij het beheren en verwerken van orderbevestigingen, leveringsbewijzen, verkooporders en overschrijvingen. Dat maakt VIM een breed inzetbare oplossing voor inkoop én verkoopprocessen. Door alle documenttypen in één workflow te verzamelen, creëert u één bron van waarheid en voorkomt u dat gegevens in losse mappen of e-mails verdwijnen. 

Voordelen van Vendor Invoice Management 

VIM biedt concrete voordelen voor organisaties die hun factuurverwerking willen digitaliseren en automatiseren. Enkele hoogtepunten: 

• Gestroomlijnde factuurverwerking met AI. De software gebruikt machine learning en OCR om papieren facturen direct te digitaliseren en verwerkt e‑facturen automatisch. Hierdoor hoeft niemand meer data over te typen en is de verwerkingsduur aanzienlijk korter. 

• Compliance in elke stap. Met vooraf geconfigureerde regels, rollen en acties blijft je organisatie compliant. Denk aan automatische btw‑controles en rapportages die aansluiten op internationale wetgeving zoals ViDA. 

• Hogere productiviteit en omzet. Door routinetaken te automatiseren stijgt de productiviteit van uw team en ontstaat ruimte voor waardevolle werkzaamheden. Snellere verwerking betekent ook dat leveranciers op tijd betaald worden, waardoor u betere voorwaarden kunt uitonderhandelen. 

• Correcte routing van taken. Business rules zorgen ervoor dat de juiste taken en documenten automatisch bij de juiste personen terechtkomen. Geen rondzwervende facturen meer; iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. 

• Realtime inzicht. U hebt op elk moment inzicht in openstaande facturen en kunt rapportages genereren om bottlenecks te identificeren. Dit komt de cashflow en samenwerking tussen Finance en Inkoop ten goede. 

• Schaalbaar voor iedere organisatie. VIM ondersteunt zowel mkb‑organisaties als multinationals. Dankzij de modulaire opbouw kan de oplossing meegroeien met de complexiteit en het volume van uw facturen. 

Case: minimale papierstroom bij Hans Anders 

Dat VIM werkt, bewijst de praktijk. Voor Hans Anders – een van de referentieklanten van tcf. – is een snelle en betrouwbare afhandeling van facturen cruciaal. Door de implementatie van VIM is er nauwelijks nog papierwerk. In plaats van stapels facturen op bureaus, worden documenten digitaal verwerkt en direct beschikbaar gesteld in SAP. 

 Lees hier meer over de VIM-implementatie bij Hans Anders

Hoe werkt automatische factuurverwerking? 

Een geautomatiseerd VIM‑proces bestaat uit verschillende stappen. Hierdoor wordt elke factuur vanaf ontvangst tot betaling strak geregisseerd: 

1. Scannen & registratie. Alle inkomende facturen – zowel papier als digitaal – worden vastgelegd. OCR en e‑invoicing halen de gegevens automatisch uit de factuur. 
2. Data‑extractie & validatie. VIM controleert btw‑nummers, leveranciersgegevens en bestellingen. Eventuele afwijkingen worden onmiddellijk gemeld. 
3. Workflow & goedkeuring. Op basis van rollen en regels routeert het systeem de factuur naar de juiste afdeling. U kunt meerdere goedkeuringsniveaus instellen om een correcte controlecyclus te garanderen. 
4. Boeking & betaling. Na goedkeuring boekt SAP de factuur foutloos en wordt deze opgenomen in de betaalrun. Hierdoor betaalt u leveranciers op tijd en profiteert u van eventuele betalingskortingen. 

VIM kan daarnaast proactief worden ingericht: dankzij business rules worden afwijkingen zoals ontbrekende PO‑nummers of verkeerde bedragen vroegtijdig ontdekt, zodat u direct kunt ingrijpen. Dat scheelt zowel tijd als frustratie. 

E‑factureren en compliance: klaar voor de toekomst 

Elektronische facturatie wordt vanaf 2028 de norm in de Europese Unie. SAP ondersteunt dit volledig en VIM is daarop voorbereid. Naast papieren facturen kan VIM e‑facturen via XML of PEPPOL verwerken. De oplossing past bij de ViDA‑richtlijnen: u blijft tijdens alle stappen compliant dankzij vooraf ingestelde regels en er is altijd een audittrail beschikbaar. Dit voorkomt boetes bij btw‑aangiftes en vergroot de betrouwbaarheid van uw financiële rapportages. 

Implementatie en ondersteuning door tcf. 

Een succesvolle implementatie vereist niet alleen software, maar ook ervaring en begeleiding. Tcf. ondersteunt organisaties bij elke stap: 

• Analyse & ontwerp. We brengen uw huidige processen in kaart en ontwerpen de best passende inrichting van VIM. Hierbij houden we rekening met zowel SAP ECC als S/4HANA. 

• Implementatie & configuratie. Onze consultants richten het systeem in volgens best practices en integreren VIM in uw SAP‑omgeving. We zorgen ervoor dat vooraf geconfigureerde workflows en regels aansluiten op uw manier van werken. 

• Training & adoptie. Tijdens workshops leren gebruikers hoe ze met VIM werken, zodat uw team snel zelfstandig kan opereren. 

• Nazorg & support. Ook na livegang staan we klaar om vragen te beantwoorden en optimalisaties door te voeren. VIM is schaalbaar en kan eenvoudig worden aangepast wanneer uw organisatie groeit. 

Tcf. combineert technische implementatie met procesoptimalisatie. We denken mee hoe uw financiële afdeling het beste uit VIM haalt en integreren desgewenst andere OpenText‑oplossingen zoals Extended ECM en Core Archive. 

Waarom kiezen voor VIM? 

De keuze voor Vendor Invoice Management is een keuze voor efficiëntie en controle. Door gebruik te maken van vooraf geconfigureerde processen gebaseerd op best practices, minimaliseert u fouten en papierwerk. Uw werknemers hebben via SAP Fiori op elk apparaat directe toegang tot alle informatie. Dankzij machine learning en AI wordt de verwerking steeds slimmer. Bovendien integreert VIM met andere informatiemanagement‑oplossingen, zodat u volledige digitale archivering en samenwerking kunt realiseren. 

Kortom: met VIM verandert u factuurverwerking van een tijdrovende administratieve taak in een geautomatiseerd proces dat bijdraagt aan uw bedrijfsstrategie. U verlaagt kosten, verbetert relaties met leveranciers en bent klaar voor toekomstige regelgeving. 

FAQ – Vendor Invoice Management en automatische factuurverwerking